Việc thiết lập chia sẻ tài nguyên là kỹ năng nền tảng đối với bất kỳ ai làm việc trong môi trường văn phòng hay quản lý hệ thống máy tính cá nhân. Bài viết này sẽ đi sâu vào cách chia trên máy tính các thiết bị ngoại vi, đặc biệt là máy in, thông qua mạng LAN một cách chi tiết và chuyên nghiệp nhất. Việc thành thạo thiết lập mạng nội bộ và chia sẻ máy in giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm chi phí đầu tư thiết bị và nâng cao hiệu suất in ấn cho toàn bộ người dùng. Chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết từ khâu chuẩn bị, driver máy in, đến quản lý quyền truy cập và xử lý sự cố kết nối thường gặp, đảm bảo bạn có thể triển khai thành công mô hình chia sẻ in ấn.
Tổng Quan Về Cơ Chế Chia Sẻ Tài Nguyên Mạng
Chia sẻ tài nguyên trên máy tính là quá trình cho phép các thiết bị khác trong cùng một mạng truy cập và sử dụng một thiết bị (như máy in, ổ đĩa) được kết nối với một máy chủ (host). Trong môi trường Windows, giao thức cốt lõi cho việc chia sẻ này là Server Message Block (SMB).
SMB cho phép máy tính khách (client) gửi yêu cầu và máy tính chủ (server) phản hồi, tạo ra một kênh giao tiếp an toàn và ổn định để truyền tải dữ liệu in hoặc truy cập tập tin. Hiểu rõ về giao thức này là bước đầu tiên để đảm bảo quy trình chia sẻ diễn ra suôn sẻ, tránh các lỗi bảo mật hoặc kết nối. Việc thiết lập chia sẻ hiệu quả không chỉ đơn thuần là bật một nút, mà còn liên quan đến việc cấu hình đúng các tham số mạng và bảo mật.
Chuẩn Bị Hệ Thống Và Máy Chủ (Server)
Trước khi thực hiện cách chia trên máy tính, việc chuẩn bị hệ thống máy chủ (máy tính đang cắm trực tiếp vào máy in) là điều kiện tiên quyết. Máy chủ in ấn cần có độ ổn định cao, cấu hình tương đối để xử lý hàng đợi in, và phải được kết nối liên tục với mạng LAN.
Kiểm Tra Phần Cứng Và Kết Nối Mạng
Đầu tiên, hãy đảm bảo máy in đang hoạt động tốt và được kết nối vật lý với máy chủ thông qua cáp USB. Cáp phải là loại chất lượng tốt, không bị đứt gãy. Máy chủ và tất cả các máy khách phải nằm trong cùng một mạng LAN (cùng dải IP và cùng kết nối tới một router hoặc switch). Việc này là cơ sở để máy khách có thể “nhìn thấy” máy chủ.
Trong môi trường văn phòng, nên cân nhắc gán địa chỉ IP tĩnh cho máy chủ in. IP tĩnh giúp địa chỉ truy cập của máy chủ không bị thay đổi sau khi khởi động lại, từ đó tránh được lỗi kết nối phổ biến trên máy khách. Hãy truy cập vào cài đặt mạng (Network Settings) của máy chủ để thiết lập IP tĩnh, Subnet Mask và Gateway phù hợp với cấu hình mạng nội bộ.
Thiết Lập Driver Và Cấu Hình Máy In Ban Đầu
Máy chủ phải là máy tính duy nhất cần cài đặt driver gốc của máy in. Driver này đóng vai trò như cầu nối giữa hệ điều hành và phần cứng máy in.
Quy trình cài đặt driver cần tuân thủ hướng dẫn của nhà sản xuất (HP, Canon, Epson, v.v.). Sau khi cài đặt, hãy thực hiện một bài in thử (Test Print) để xác nhận máy in đã được nhận diện và hoạt động bình thường trên máy chủ. Việc này loại bỏ khả năng lỗi phát sinh từ driver hoặc phần cứng máy in trước khi chia sẻ.
Nếu driver quá cũ hoặc không tương thích, việc chia sẻ sẽ gặp vấn đề. Kỹ thuật viên nên thường xuyên kiểm tra và cập nhật driver mới nhất từ trang web chính thức của nhà sản xuất máy in.
Cấu Hình Chia Sẻ Mạng Nâng Cao (Advanced Sharing Settings)
Đây là bước cực kỳ quan trọng để máy khách có thể truy cập tài nguyên chia sẻ mà không bị tường lửa (Firewall) chặn.
Truy cập Control Panel > Network and Sharing Center > Change advanced sharing settings. Trong cửa sổ này, bạn cần thiết lập cấu hình cho các hồ sơ mạng (Network Profile), thường là Private (Mạng riêng) hoặc Public (Mạng công cộng). Trong môi trường mạng nội bộ, bạn nên cấu hình cho hồ sơ Private.
Đảm bảo các tùy chọn sau được bật (Turn On):
- Network discovery (Khám phá mạng): Cho phép máy tính được nhìn thấy bởi các thiết bị khác.
- File and printer sharing (Chia sẻ tệp và máy in): Kích hoạt dịch vụ SMB cho máy in.
Tiếp theo, cuộn xuống phần All Networks (Tất cả mạng). Tại đây, bạn sẽ thấy mục Password protected sharing (Chia sẻ được bảo vệ bằng mật khẩu). Nếu tắt tùy chọn này (Turn off password protected sharing), bất kỳ máy nào trong mạng LAN cũng có thể kết nối và in mà không cần nhập mật khẩu tài khoản Windows của máy chủ. Nếu bật, máy khách sẽ cần cung cấp tên người dùng và mật khẩu hợp lệ trên máy chủ. Trong môi trường văn phòng nhỏ, việc tắt tùy chọn này thường được ưa chuộng để đơn giản hóa quy trình in ấn. Tuy nhiên, nếu cần bảo mật cao hơn, hãy kích hoạt nó và thiết lập tài khoản người dùng riêng biệt cho việc in.
Quy Trình Chia Sẻ Máy In Từ Máy Chủ
Sau khi hoàn thành các bước chuẩn bị, chúng ta bắt đầu quá trình chính thức chia sẻ máy in. Thao tác này phải được thực hiện trên máy tính đang kết nối trực tiếp với máy in.
Kích Hoạt Chức Năng Chia Sẻ Máy In
Đầu tiên, truy cập danh sách máy in: Control Panel > Devices and Printers.
Tìm máy in đã cài đặt và nhấp chuột phải, chọn Printer properties. Lưu ý, bạn phải chọn “Printer properties” chứ không phải “Printing preferences”.
Trong cửa sổ thuộc tính, chọn tab Sharing (Chia sẻ).
Tick vào ô Share this printer (Chia sẻ máy in này). Khi bạn tick vào tùy chọn này, hệ thống Windows sẽ tự động đăng ký dịch vụ in ấn của máy in này với giao thức SMB.
Thiết Lập Tên Chia Sẻ (Share Name) Chuẩn
Trong mục Share name, hãy đặt một tên ngắn gọn, dễ nhớ và không chứa ký tự đặc biệt hoặc dấu cách, ví dụ: HP_VP_A3. Tên này sẽ được sử dụng bởi các máy khách để kết nối. Tên chia sẻ chuẩn giúp giảm thiểu lỗi cú pháp khi người dùng nhập địa chỉ mạng.
Một điểm nâng cao ít người biết là tùy chọn Render print jobs on client computers (Xử lý tác vụ in trên máy khách). Khi tùy chọn này được bật (là mặc định), máy khách sẽ tự xử lý tập tin in và gửi dữ liệu đã được xử lý (render) qua mạng tới máy chủ. Điều này giúp giảm tải cho máy chủ in.
Quản Lý Quyền Truy Cập (Security Permissions)
Trong tab Security (Bảo mật) của Printer properties, bạn có thể tinh chỉnh ai được phép in (Print), quản lý tài liệu in (Manage Documents) hoặc quản lý máy in (Manage Printers). Theo mặc định, nhóm “Everyone” đã được cấp quyền “Print”, điều này là đủ cho hầu hết các văn phòng.
Nếu bạn cần hạn chế người dùng cụ thể, hãy xóa nhóm “Everyone” và thêm các tài khoản người dùng Windows cụ thể vào danh sách được phép. Đây là một lớp bảo mật quan trọng, đặc biệt khi máy in chứa các tài liệu nhạy cảm.
Xác Định Địa Chỉ Truy Cập Mạng (UNC Path)
Sau khi chia sẻ, máy in của bạn đã có một địa chỉ mạng cụ thể, được gọi là UNC Path (Universal Naming Convention Path). Cấu trúc của địa chỉ này là: Tên_Máy_ChủTên_Máy_In_Chia_Sẻ.
Để tìm tên máy chủ (Computer Name), bạn có thể nhấp chuột phải vào biểu tượng This PC hoặc My Computer > Properties > Computer Name. Giả sử tên máy chủ là MAY_CHU_IT và tên chia sẻ máy in là HP_VP_A3, địa chỉ UNC sẽ là MAY_CHU_ITHP_VP_A3. Cung cấp địa chỉ này cho người dùng máy khách để họ có thể dễ dàng kết nối.
Các Bước Kết Nối Và Sử Dụng Máy In Đã Được Chia Sẻ Trên Máy Khách (Client)
Máy khách là máy tính cần sử dụng máy in được chia sẻ. Quy trình này đòi hỏi máy khách phải có kết nối mạng ổn định đến máy chủ.
Kiểm Tra Kết Nối Mạng Trước
Trước khi cố gắng kết nối máy in, hãy kiểm tra xem máy khách có thể truy cập máy chủ hay không. Mở Command Prompt (CMD) và gõ lệnh ping Tên_Máy_Chủ hoặc ping Địa_Chỉ_IP_Máy_Chủ. Nếu nhận được phản hồi (Reply), nghĩa là kết nối mạng đã được thiết lập.
Một bước kiểm tra khác là mở File Explorer và nhập trực tiếp địa chỉ UNC của máy chủ: Tên_Máy_Chủ. Nếu bạn thấy các thư mục và máy in đã được chia sẻ, bạn đã sẵn sàng để thêm máy in.
Sử Dụng Tính Năng Add a Printer Của Windows
Trên máy khách, truy cập Control Panel > Devices and Printers > Add a Printer.
Hệ thống sẽ bắt đầu quét tìm máy in trong mạng. Nếu máy in chia sẻ xuất hiện trong danh sách, hãy chọn nó và nhấn Next.
Trong trường hợp máy in không tự động xuất hiện, bạn cần chọn tùy chọn The printer that I want isn’t listed (Máy in tôi muốn không có trong danh sách).
Chọn Select a shared printer by name. Tại đây, nhập chính xác UNC Path đã xác định ở trên, ví dụ: MAY_CHU_ITHP_VP_A3. Nhấn Next.
Windows sẽ cố gắng kết nối và tự động tải driver (tính năng Point and Print). Nếu driver trên máy chủ và máy khách tương thích (cùng kiến trúc 32-bit hoặc 64-bit), quá trình cài đặt sẽ hoàn tất ngay lập tức. Nếu không, Windows có thể yêu cầu bạn cài đặt driver cục bộ.
Kết Nối Trực Tiếp Qua File Explorer
Đây là phương pháp nhanh chóng và hiệu quả:
- Trên máy khách, mở File Explorer.
- Nhập địa chỉ UNC của máy chủ (
Tên_Máy_Chủ) vào thanh địa chỉ và nhấn Enter. - Khi danh sách tài nguyên chia sẻ xuất hiện, bạn sẽ thấy biểu tượng máy in.
- Nhấp đúp chuột vào biểu tượng máy in. Hệ thống sẽ tự động bắt đầu cài đặt kết nối.
Sau khi cài đặt xong, máy in sẽ xuất hiện trong danh sách Devices and Printers của máy khách. Bạn nên in một trang thử nghiệm (Test Page) để đảm bảo mọi thứ hoạt động chính xác.
Chi Tiết Khắc Phục Lỗi Kết Nối Máy In Qua Mạng LAN
Mặc dù quy trình thiết lập chia sẻ máy in có vẻ đơn giản, lỗi kết nối là điều thường xuyên xảy ra, đặc biệt trong các môi trường mạng phức tạp hoặc khi có sự khác biệt về phiên bản hệ điều hành.
Vấn Đề Tường Lửa (Windows Firewall) Và Cổng Kết Nối
Tường lửa là nguyên nhân hàng đầu gây ra lỗi kết nối. Windows Firewall có thể chặn các kết nối đến dịch vụ chia sẻ tệp và máy in (SMB).
Để khắc phục, bạn phải đảm bảo rằng Tường lửa đã cho phép lưu lượng truy cập qua các cổng cần thiết:
- Cổng SMB: Cổng TCP 445 là cổng chính được sử dụng cho chia sẻ mạng và máy in.
- Cổng NetBIOS: Các cổng UDP 137/138 và TCP 139 cũng cần được mở trong một số cấu hình cũ hơn.
Cách kiểm tra và mở cổng trong Windows Firewall:
Truy cập Control Panel > Windows Defender Firewall > Allow an app or feature through Windows Defender Firewall. Đảm bảo rằng tùy chọn File and Printer Sharing đã được bật cho các cấu hình mạng Private.
Nếu đang sử dụng phần mềm tường lửa của bên thứ ba, bạn cũng cần thêm ngoại lệ cho các cổng SMB này.
Xử Lý Lỗi Driver Và Tương Thích Hệ Điều Hành
Khi máy chủ sử dụng Windows 64-bit nhưng máy khách lại dùng Windows 32-bit (hoặc ngược lại), vấn đề về driver sẽ phát sinh.
Để hỗ trợ cả hai kiến trúc, máy chủ cần cài đặt cả hai phiên bản driver:
- Trên máy chủ, vào Printer properties > Tab Sharing.
- Nhấn nút Additional Drivers (Trình điều khiển bổ sung).
- Tick vào ô x86 (cho hệ thống 32-bit) hoặc x64 (cho hệ thống 64-bit) tùy theo kiến trúc còn thiếu, sau đó cung cấp đường dẫn đến file driver tương ứng.
Khi máy khách (client) có kiến trúc khác kết nối, Windows sẽ tự động cài đặt driver tương thích từ máy chủ. Đây là kỹ thuật chuyên môn giúp đồng bộ hóa việc in ấn trong mạng hỗn hợp.
Kiểm Tra Dịch Vụ Print Spooler
Dịch vụ Print Spooler chịu trách nhiệm quản lý hàng đợi in. Nếu dịch vụ này bị lỗi hoặc dừng hoạt động trên máy chủ, không máy khách nào có thể in được.
Cách kiểm tra và khởi động lại Print Spooler:
- Nhấn tổ hợp phím Windows + R để mở hộp thoại Run, nhập
services.msc. - Tìm dịch vụ Print Spooler.
- Đảm bảo cột Status là Running và Startup Type là Automatic.
- Nếu dịch vụ không chạy, nhấp chuột phải và chọn Restart (Khởi động lại).
Nếu sự cố vẫn tiếp diễn, có thể cần phải xóa các tệp bị kẹt trong hàng đợi in (thường nằm trong thư mục C:WindowsSystem32spoolPRINTERS).
Xử Lý Sự Cố Khi Máy Khách Không Thấy Máy Chủ
Trong một số trường hợp, máy khách không thể tìm thấy máy chủ mặc dù mạng đã kết nối. Các bước xử lý bao gồm:
- Kiểm tra Workgroup/Domain: Đảm bảo tất cả máy tính đều thuộc cùng một Workgroup (hoặc Domain nếu là môi trường doanh nghiệp lớn).
- Kiểm tra Cài đặt Ngày/Giờ: Sự chênh lệch thời gian quá lớn giữa máy chủ và máy khách có thể gây ra lỗi xác thực (đặc biệt khi chia sẻ có mật khẩu).
- Tạm thời tắt phần mềm diệt virus: Đôi khi phần mềm diệt virus hoặc các công cụ bảo mật mạng chặn kết nối SMB. Hãy thử tạm tắt chúng trên máy chủ để loại trừ nguyên nhân.
- Sử dụng Trình tìm kiếm lỗi (Troubleshoot): Windows tích hợp sẵn công cụ Troubleshoot cho việc chia sẻ, bạn có thể chạy nó để hệ thống tự động kiểm tra và sửa chữa các cấu hình mạng cơ bản.
Việc nắm vững những kỹ thuật khắc phục lỗi này không chỉ giúp bạn giải quyết vấn đề in ấn mà còn củng cố kiến thức về quản lý hệ thống mạng nội bộ, từ đó triển khai cách chia trên máy tính các tài nguyên khác như ổ đĩa dùng chung một cách dễ dàng.
Mở Rộng: Chia Sẻ Thư Mục (File Sharing)
Ngoài máy in, cách chia trên máy tính còn áp dụng cho việc chia sẻ thư mục. Đây là một phương pháp cốt lõi để trao đổi dữ liệu nhanh chóng trong mạng LAN.
Quy Trình Cơ Bản Chia Sẻ Thư Mục
- Thiết lập trên máy chủ: Nhấp chuột phải vào thư mục muốn chia sẻ, chọn Properties.
- Chọn tab Sharing > Nhấn Advanced Sharing….
- Tick vào Share this folder. Đặt tên chia sẻ và nhấn Permissions.
- Quản lý Quyền (Permissions): Đây là bước quan trọng nhất.
- Full Control (Toàn quyền): Cho phép người dùng đọc, ghi, xóa, và thay đổi quyền.
- Change (Thay đổi): Cho phép đọc, ghi, và xóa tệp (thường được cấp cho người dùng thông thường).
- Read (Chỉ đọc): Chỉ cho phép xem và sao chép.
Sự Khác Biệt Giữa Quyền Chia Sẻ Và Quyền Bảo Mật (Security)
Trong Windows, có hai lớp quyền truy cập cần phải được cấu hình đồng bộ:
- Share Permissions (Quyền chia sẻ): Áp dụng cho người dùng truy cập qua mạng.
- NTFS Permissions (Quyền bảo mật): Áp dụng cho người dùng truy cập cục bộ và mạng.
Quy tắc vàng là: Quyền truy cập thực tế của người dùng sẽ là quyền HẠN CHẾ NHẤT trong hai lớp quyền này. Ví dụ, nếu quyền Chia sẻ là Toàn quyền (Full Control) nhưng quyền NTFS chỉ là Đọc (Read), người dùng chỉ có thể Đọc. Kỹ thuật viên nên luôn thiết lập Share Permissions rộng rãi (ví dụ: Everyone – Full Control) và sử dụng NTFS Permissions để kiểm soát quyền truy cập chi tiết hơn, vì NTFS linh hoạt và mạnh mẽ hơn nhiều.
Bảo Trì Và Quản Lý Tài Nguyên Chia Sẻ
Việc chia sẻ tài nguyên là một quá trình liên tục đòi hỏi sự bảo trì định kỳ để đảm bảo hiệu suất và an ninh mạng.
Giám Sát Hàng Đợi In
Khi nhiều máy khách cùng gửi lệnh in, hàng đợi in (Print Queue) trên máy chủ có thể bị quá tải hoặc bị kẹt do tài liệu lớn hoặc lỗi từ máy khách.
Cách quản lý hàng đợi in:
Truy cập Devices and Printers trên máy chủ, nhấp đúp vào máy in đang chia sẻ. Tại đây, bạn có thể thấy danh sách các tài liệu đang chờ. Nếu một tài liệu bị kẹt, hãy nhấp chuột phải và chọn Cancel (Hủy) hoặc Restart (Khởi động lại).
Nếu hàng đợi in thường xuyên bị kẹt, hãy cân nhắc nâng cấp RAM cho máy chủ in hoặc di chuyển dịch vụ in sang một máy chủ chuyên dụng hơn.
Tối Ưu Hóa Bảo Mật Định Kỳ
Thường xuyên kiểm tra lại Advanced Sharing Settings để đảm bảo không có lỗ hổng bảo mật. Nếu bạn đã tắt Chia sẻ được bảo vệ bằng mật khẩu, hãy xem xét bật lại nó nếu có bất kỳ người dùng không đáng tin cậy nào tham gia mạng.
Định kỳ thay đổi mật khẩu của tài khoản Admin hoặc tài khoản được sử dụng để thiết lập chia sẻ. Điều này giúp ngăn chặn truy cập trái phép vào các tài nguyên quan trọng trên máy chủ.
Sao Lưu Cấu Hình Driver
Đối với kỹ thuật viên, việc sao lưu cấu hình driver máy in là một biện pháp phòng ngừa hữu ích. Nếu máy chủ bị lỗi và cần cài đặt lại, việc có sẵn bản sao lưu driver sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian, đặc biệt nếu đó là một dòng máy in cũ khó tìm driver trên mạng.
Bạn có thể sử dụng công cụ Print Management Console (Nhấn Windows + R và nhập printmanagement.msc) để xuất (Export) hoặc nhập (Import) các cấu hình driver máy in.
Thành thạo cách chia trên máy tính các tài nguyên mạng, từ máy in đến thư mục, là yếu tố then chốt để xây dựng một môi trường làm việc hiệu quả và chuyên nghiệp. Quy trình này không chỉ giới hạn ở việc cài đặt ban đầu mà còn bao gồm cả kiến thức sâu rộng về quản lý mạng, driver, và xử lý các lỗi bảo mật phát sinh. Bằng cách tuân thủ các bước chuẩn bị hệ thống, cấu hình chia sẻ chính xác, và áp dụng các mẹo khắc phục sự cố chi tiết này, bạn sẽ đảm bảo hệ thống in ấn và chia sẻ dữ liệu qua mạng LAN luôn hoạt động trơn tru, hỗ trợ tối đa cho công việc hàng ngày.
Ngày Cập Nhật 05/12/2025 by Trong Hoang
Chào các bạn, mình là Trọng Hoàng, tác giả của blog maytinhvn.net. Mình là một full-stack developer kiêm writer, blogger, Youtuber và đủ thứ công nghệ khác nữa.
