Việc cách gửi email trên máy tính là một kỹ năng cơ bản và thiết yếu trong thế giới số hiện nay, phục vụ cả mục đích cá nhân lẫn công việc. Một email được gửi đi đúng cách không chỉ truyền tải thông điệp rõ ràng mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của người gửi. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn chi tiết từng bước để soạn và gửi email một cách hiệu quả, đồng thời cung cấp các mẹo hữu ích để quản lý hộp thư và thu hồi thư đã gửi. Nắm vững kỹ năng này sẽ giúp bạn giao tiếp mượt mà hơn, tránh những sai sót không đáng có và tối ưu hóa quy trình làm việc.
Chuẩn Bị Trước Khi Gửi Email: Những Điều Cần Lưu Ý
Trước khi bắt tay vào soạn thảo và gửi email, việc chuẩn bị kỹ lưỡng là rất quan trọng để đảm bảo thông điệp của bạn được truyền tải một cách hiệu quả và chuyên nghiệp. Điều này bao gồm việc xác định rõ mục đích, đối tượng và thu thập đầy đủ thông tin cần thiết.
Xác Định Mục Đích và Đối Tượng Người Nhận
Mỗi email đều có một mục đích cụ thể, có thể là thông báo, yêu cầu, báo cáo hoặc chia sẻ thông tin. Việc xác định rõ mục đích sẽ giúp bạn định hình nội dung và văn phong phù hợp. Đồng thời, hiểu rõ đối tượng người nhận (đồng nghiệp, khách hàng, cấp trên, bạn bè) sẽ giúp bạn lựa chọn cách diễn đạt, ngôn ngữ và mức độ trang trọng thích hợp.
Thu Thập Thông Tin và Tài Liệu Cần Thiết
Để email của bạn đầy đủ và chính xác, hãy đảm bảo rằng bạn đã thu thập tất cả các thông tin và tài liệu liên quan trước khi bắt đầu viết. Điều này có thể bao gồm số liệu, báo cáo, hình ảnh, hoặc các tệp đính kèm khác. Việc chuẩn bị sẵn sàng giúp bạn tiết kiệm thời gian và tránh phải gửi nhiều email bổ sung.
Chọn Nền Tảng Gửi Email Phù Hợp
Có nhiều nền tảng để gửi email trên máy tính, phổ biến nhất là Gmail, Outlook, Yahoo Mail. Mỗi nền tảng có giao diện và tính năng riêng biệt. Hãy chọn nền tảng mà bạn cảm thấy thoải mái và quen thuộc nhất để đảm bảo quá trình gửi email diễn ra suôn sẻ. Gmail là một lựa chọn phổ biến với nhiều tính năng mạnh mẽ và dễ sử dụng.
Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Gửi Email Trên Máy Tính Bằng Gmail
Gmail là một trong những dịch vụ email phổ biến nhất hiện nay, được nhiều người tin dùng nhờ giao diện thân thiện và các tính năng mạnh mẽ. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước để bạn có thể gửi email trên máy tính bằng Gmail một cách dễ dàng.
Đăng Nhập và Truy Cập Giao Diện Soạn Thảo Email
Đầu tiên, bạn cần mở trình duyệt web và truy cập vào địa chỉ mail.google.com. Sau đó, đăng nhập bằng tài khoản Google của bạn. Sau khi đăng nhập thành công, bạn sẽ thấy giao diện hộp thư đến của Gmail. Để bắt đầu soạn một email mới, hãy tìm và nhấp vào nút “Soạn thư” (Compose) thường nằm ở góc trên bên trái màn hình.
Điền Thông Tin Người Nhận và Chủ Đề Email
Khi cửa sổ soạn thư hiện ra, bạn cần điền các thông tin quan trọng sau:
- Đến (To): Nhập địa chỉ email của người nhận chính. Bạn có thể nhập nhiều địa chỉ, cách nhau bằng dấu phẩy.
- Cc (Carbon Copy): Nhập địa chỉ email của những người bạn muốn họ nhận được bản sao của email này để nắm thông tin, nhưng không phải là người nhận chính.
- Bcc (Blind Carbon Copy): Nhập địa chỉ email của những người bạn muốn họ nhận được bản sao của email, nhưng địa chỉ của họ sẽ không hiển thị cho những người nhận khác trong trường “Đến” và “Cc”. Điều này hữu ích khi bạn gửi email cho một nhóm lớn và muốn bảo mật danh sách người nhận.
- Chủ đề (Subject): Đây là phần rất quan trọng. Chủ đề cần ngắn gọn, súc tích và mô tả rõ nội dung chính của email. Một chủ đề tốt sẽ giúp người nhận dễ dàng nắm bắt được ý chính và quyết định mở thư.
Soạn Thảo Nội Dung Email Chuyên Nghiệp
Phần nội dung email là nơi bạn truyền tải thông điệp của mình. Hãy tuân thủ một số nguyên tắc sau để email của bạn trở nên chuyên nghiệp và dễ đọc:
- Lời chào: Bắt đầu bằng một lời chào phù hợp với đối tượng (ví dụ: “Kính gửi Anh/Chị [Tên]”, “Chào bạn [Tên]”).
- Nội dung chính: Trình bày thông tin một cách rõ ràng, mạch lạc và đi thẳng vào vấn đề. Sử dụng các đoạn văn ngắn, dễ đọc và ngắt dòng hợp lý. Tránh dùng quá nhiều từ ngữ phức tạp hoặc viết tắt không phổ biến.
- Lời kết và chữ ký: Kết thúc email bằng một lời cảm ơn hoặc lời chào tạm biệt (ví dụ: “Trân trọng,”, “Thân ái,”). Đừng quên thêm chữ ký của bạn, bao gồm tên, chức danh (nếu có) và thông tin liên hệ.
Đính Kèm Tệp và Các Tùy Chọn Khác
Gmail cung cấp nhiều tùy chọn để làm cho email của bạn phong phú hơn:
- Đính kèm tệp (Attach files): Nhấp vào biểu tượng kẹp giấy để chọn và đính kèm các tệp từ máy tính của bạn. Bạn có thể đính kèm tài liệu, hình ảnh, video, v.v.
- Chèn liên kết (Insert link): Sử dụng biểu tượng chuỗi liên kết để chèn các đường dẫn URL vào email.
- Chèn hình ảnh (Insert photo): Nhấp vào biểu tượng hình ảnh để chèn ảnh trực tiếp vào nội dung email.
- Định dạng văn bản: Gmail cung cấp các công cụ định dạng cơ bản như in đậm, in nghiêng, gạch chân, thay đổi cỡ chữ, màu chữ để bạn làm nổi bật các phần quan trọng.
Quản Lý Email Đã Gửi và Tính Năng Thu Hồi Thư
Sau khi đã biết cách gửi email trên máy tính, việc quản lý các email đã gửi và khả năng thu hồi thư là những tính năng cực kỳ hữu ích mà Gmail cung cấp. Chúng giúp bạn kiểm soát tốt hơn quá trình giao tiếp và khắc phục những sai sót kịp thời.
Kiểm Tra Thư Đã Gửi
Để xem lại các email bạn đã gửi, hãy nhấp vào mục “Thư đã gửi” (Sent Mail) hoặc “Đã gửi” (Sent) trong thanh điều hướng bên trái của giao diện Gmail. Tại đây, bạn có thể xem lại nội dung, người nhận và thời gian gửi của tất cả các email đã được gửi đi từ tài khoản của mình.
Sử Dụng Tính Năng Thu Hồi Email (Undo Send)
Gmail có một tính năng vô cùng hữu ích là “Hoàn tác Gửi” (Undo Send), cho phép bạn thu hồi một email trong một khoảng thời gian ngắn sau khi gửi. Tính năng này rất hữu ích khi bạn nhận ra mình đã gửi nhầm người, mắc lỗi chính tả hoặc quên đính kèm tệp.
Cách Kích Hoạt và Điều Chỉnh Thời Gian Thu Hồi
Tính năng “Hoàn tác Gửi” thường được bật mặc định trong Gmail. Tuy nhiên, bạn có thể điều chỉnh thời gian thu hồi để có thêm thời gian xử lý:
- Truy cập
mail.google.comvà đăng nhập tài khoản Google. - Nhấp vào biểu tượng bánh răng cưa (Cài đặt) ở góc trên bên phải, sau đó chọn “Xem tất cả chế độ cài đặt” (See all settings).
- Trong tab “Chung” (General), cuộn xuống tìm mục “Hoàn tác Gửi” (Undo Send).
- Tại đây, bạn có thể thay đổi “Thời gian hủy gửi” (Send cancellation period) từ 5 giây, 10 giây, 20 giây hoặc 30 giây. Chọn khoảng thời gian phù hợp với nhu cầu của bạn.
- Cuộn xuống cuối trang và nhấp vào “Lưu thay đổi” (Save Changes).
Thực Hiện Thu Hồi Email Trên Máy Tính
Ngay sau khi bạn nhấp vào nút “Gửi” (Send), một hộp thoại nhỏ sẽ xuất hiện ở góc dưới bên trái màn hình với tùy chọn “Hoàn tác” (Undo).
Cách thu hồi email đã gửi từ Gmail trên máy tính
Nếu bạn muốn thu hồi email, hãy nhanh chóng nhấp vào nút “Hoàn tác” trong khoảng thời gian đã thiết lập. Thao tác này sẽ ngăn email được gửi đi và đưa nó trở lại trạng thái nháp, cho phép bạn chỉnh sửa hoặc xóa bỏ.
Thực Hiện Thu Hồi Email Trên Điện Thoại (Android/iOS)
Tương tự như trên máy tính, ứng dụng Gmail trên điện thoại cũng có tính năng thu hồi thư. Sau khi gửi email, một thanh thông báo “Đã gửi” (Sent) sẽ xuất hiện ở cuối màn hình, kèm theo tùy chọn “Hoàn tác” (Undo).
Cách thu hồi email đã gửi từ Gmail trên điện thoại
Chỉ cần chạm vào “Hoàn tác” trong thời gian cho phép, email sẽ được thu hồi và bạn có thể chỉnh sửa lại.
Các Mẹo Nâng Cao Hiệu Quả Khi Gửi Email
Để việc gửi email trên máy tính không chỉ là một tác vụ đơn thuần mà còn là một công cụ giao tiếp mạnh mẽ, bạn cần áp dụng một số mẹo nâng cao. Những mẹo này sẽ giúp email của bạn chuyên nghiệp hơn, dễ hiểu hơn và đạt được mục tiêu mong muốn.
Sử Dụng Chữ Ký Email Chuyên Nghiệp
Một chữ ký email chuyên nghiệp không chỉ cung cấp thông tin liên hệ mà còn tạo ấn tượng tốt. Chữ ký nên bao gồm tên đầy đủ, chức danh, tên công ty (nếu có), số điện thoại và địa chỉ website. Bạn có thể thiết lập chữ ký tự động trong phần cài đặt của Gmail.
Kiểm Tra Lỗi Chính Tả và Ngữ Pháp
Trước khi nhấn nút gửi, hãy luôn dành thời gian đọc lại email để kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp. Một email không có lỗi sẽ thể hiện sự cẩn thận và chuyên nghiệp của bạn. Hầu hết các trình duyệt và dịch vụ email đều có công cụ kiểm tra chính tả tích hợp.
Tránh Gửi Email Quá Dài Hoặc Quá Ngắn
Độ dài email cần phù hợp với nội dung. Email quá dài có thể khiến người đọc nản lòng, trong khi email quá ngắn có thể thiếu thông tin cần thiết. Hãy cố gắng trình bày thông tin một cách súc tích nhưng đầy đủ, sử dụng các đoạn văn ngắn và gạch đầu dòng để dễ đọc.
Cân Nhắc Thời Gian Gửi Email
Thời gian gửi email có thể ảnh hưởng đến tỷ lệ mở và phản hồi. Ví dụ, gửi email công việc vào đầu giờ sáng hoặc đầu giờ chiều các ngày trong tuần thường hiệu quả hơn. Tránh gửi email quan trọng vào cuối tuần hoặc giữa đêm trừ khi thực sự cần thiết.
Sử Dụng Tính Năng Lên Lịch Gửi Email
Gmail cho phép bạn lên lịch gửi email vào một thời điểm cụ thể trong tương lai. Tính năng này rất hữu ích khi bạn soạn email vào ban đêm nhưng muốn nó được gửi vào giờ làm việc của người nhận, hoặc khi bạn muốn gửi một thông báo vào một ngày cụ thể. Để sử dụng, sau khi soạn xong email, nhấp vào mũi tên nhỏ bên cạnh nút “Gửi” và chọn “Lên lịch gửi”.
Việc thành thạo cách gửi email trên máy tính không chỉ giúp bạn giao tiếp hiệu quả mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong mọi tương tác. Bằng cách áp dụng các hướng dẫn và mẹo trong bài viết này, bạn sẽ có thể soạn thảo, gửi và quản lý email một cách tự tin, đồng thời tận dụng tối đa các tính năng hữu ích mà các dịch vụ email hiện đại cung cấp.
Ngày Cập Nhật 05/02/2026 by Trong Hoang
Chào các bạn, mình là Trọng Hoàng, tác giả của blog maytinhvn.net. Mình là một full-stack developer kiêm writer, blogger, Youtuber và đủ thứ công nghệ khác nữa.
