Việc thiết lập in ấn trong môi trường làm việc nhóm là cần thiết. Thay vì trang bị cho mỗi người một máy in, cách in qua máy tính khác thông qua mạng nội bộ (LAN) là giải pháp tối ưu hóa chi phí và hiệu suất. Phương pháp này biến một máy tính cá nhân thành máy chủ in, cho phép nhiều người dùng kết nối cùng lúc. Bài viết này, dựa trên kinh nghiệm thực tế, sẽ hướng dẫn bạn chi tiết quy trình chia sẻ máy in (Server) và cách thức kết nối máy in dùng chung (Client) một cách bảo mật, nhanh chóng. Chúng tôi sẽ đi sâu vào các vấn đề về cấu hình mạng và khắc phục sự cố thường gặp, đảm bảo mọi thao tác đều dễ thực hiện.
Tổng Quan Về Cơ Chế In Ấn Dùng Chung Qua Mạng LAN
Cơ chế in ấn dùng chung cho phép các thiết bị trong cùng một mạng nội bộ chia sẻ tài nguyên in ấn. Điều này loại bỏ nhu cầu kết nối trực tiếp vật lý từ mỗi máy tính đến máy in. Việc thiết lập một máy chủ in (Print Server) là trọng tâm của hệ thống này.
Máy chủ in là máy tính được kết nối trực tiếp với máy in và có trách nhiệm quản lý hàng đợi in. Các máy tính khác trong mạng (máy khách) sẽ gửi lệnh in đến máy chủ. Máy chủ sẽ xử lý và truyền dữ liệu đó đến máy in vật lý.
Lợi Ích Của Việc Chia Sẻ Máy In
Việc chia sẻ máy in mang lại nhiều lợi thế rõ rệt cho môi trường văn phòng.
Lợi ích đầu tiên là tiết kiệm chi phí mua sắm thiết bị. Chỉ cần đầu tư vào một máy in chất lượng cao cho cả nhóm làm việc. Thứ hai, nó tối ưu hóa không gian làm việc. Chỉ một máy in cần đặt ở vị trí thuận tiện, giảm thiểu dây cáp và thiết bị lộn xộn. Cuối cùng, tính năng này tăng cường hiệu suất làm việc nhóm. Tất cả mọi người đều có thể truy cập tài nguyên in ấn từ vị trí của mình mà không cần di chuyển hay thay đổi kết nối cáp.
Các Thành Phần Cơ Bản Của Hệ Thống In Mạng
Hệ thống in mạng bao gồm ba thành phần thiết yếu cần hoạt động đồng bộ.
Máy Chủ In (Print Server): Đây là máy tính cá nhân được gắn cáp USB hoặc Ethernet với máy in. Máy chủ phải luôn bật nguồn và kết nối mạng để duy trì dịch vụ in ấn.
Máy Khách (Client PC): Là các máy tính cần sử dụng máy in chia sẻ. Máy khách chỉ cần truy cập vào địa chỉ mạng của máy chủ để gửi lệnh in.
Giao Thức TCP/IP: Đây là giao thức nền tảng cho việc truyền dữ liệu qua mạng LAN. Để in qua máy tính khác thành công, tất cả các máy phải nằm trong cùng một dải IP và Subnet Mask. Điều này đảm bảo chúng có thể giao tiếp với nhau.
Điều Kiện Tiên Quyết Để Thực Hiện Chia Sẻ
Trước khi bắt đầu cấu hình, bạn cần đảm bảo các điều kiện sau đã được đáp ứng.
Máy in vật lý phải được cài đặt driver đầy đủ trên máy chủ. Máy in phải hoạt động bình thường khi in trực tiếp từ máy chủ. Tất cả máy tính phải được kết nối vào cùng một mạng LAN hoặc Wi-Fi nội bộ. Cần đảm bảo rằng Tường lửa (Firewall) của máy chủ không chặn các kết nối chia sẻ file và máy in. Máy tính chủ cần có mật khẩu đăng nhập. Mật khẩu này cần được các máy khách biết để truy cập tài nguyên nếu tính năng bảo mật được bật.
Thiết Lập Máy Tính Chủ (Máy Server) để Chia Sẻ Máy In
Thao tác này được thực hiện trên máy tính đang kết nối trực tiếp với máy in. Đây là bước quan trọng nhất quyết định khả năng chia sẻ máy in thành công.
Bước 1: Kết Nối Vật Lý Và Cài Đặt Driver Gốc
Đảm bảo máy in đã được kết nối và bật nguồn.
Máy tính chủ phải nhận diện máy in và cài đặt driver chính xác. Bạn nên sử dụng driver gốc đi kèm máy in, không dùng driver tự động của Windows. Điều này giúp tránh lỗi tương thích khi kết nối máy in dùng chung sau này.
Bước 2: Kích Hoạt Tính Năng Chia Sẻ Máy In Trên Windows
Thiết lập quyền cho phép chia sẻ máy in thông qua giao diện Windows quen thuộc.
Mở Control Panel bằng cách tìm kiếm trên menu Start. Trong giao diện Control Panel, chọn Devices and Printers. Tìm biểu tượng máy in bạn muốn chia sẻ. Nhấp chuột phải vào biểu tượng máy in đó và chọn Printer properties.
Cách share máy in đơn giản
Trong cửa sổ thuộc tính, chuyển sang tab Sharing. Đánh dấu vào hộp kiểm Share this printer. Đặt một tên chia sẻ dễ nhớ trong trường Share name. Tên này nên ngắn gọn, không dấu và không chứa ký tự đặc biệt. Nhấn Apply và sau đó nhấn OK để lưu thay đổi cấu hình.
Bước 3: Cấu Hình Chia Sẻ Mạng Nâng Cao
Để các máy tính khác có thể thấy và truy cập máy in, cần phải cấu hình mạng.
Quay lại giao diện Control Panel. Chọn Network and Sharing Center. Tại đây, nhấp vào Change advanced sharing settings ở cột bên trái. Bạn sẽ thấy các Profile Mạng (Private, Guest or Public).
Chọn profile mạng hiện tại đang được sử dụng (thường là Private). Trong phần File and printer sharing, chọn Turn on file and printer sharing.
Cách share máy in hiệu quả
Bước 4: Tắt Tính Năng Yêu Cầu Mật Khẩu Bảo Vệ
Việc này giúp các máy khách truy cập máy in mà không cần nhập mật khẩu đăng nhập máy chủ.
Trong cùng giao diện Change advanced sharing settings, kéo xuống dưới cùng. Tìm phần All Networks. Mở rộng mục này. Tìm đến tùy chọn Password protected sharing.
Đánh dấu vào mục Turn off password protected sharing.
Cách share máy in
Lưu ý: Việc tắt mật khẩu bảo vệ làm giảm mức độ bảo mật. Nếu môi trường mạng yêu cầu bảo mật cao, bạn nên để tính năng này bật. Sau khi hoàn tất các tùy chọn, nhấn Save changes.
Hướng Dẫn Chi Tiết Kết Nối In Qua Máy Tính Khác (Máy Client)
Sau khi máy chủ đã được cấu hình chia sẻ, máy khách có thể thực hiện cách in qua máy tính khác. Có hai phương pháp kết nối chính được sử dụng phổ biến.
Phương Pháp 1: Kết Nối Thông Qua Tên Máy Tính
Đây là phương pháp phổ biến và trực quan nhất để tìm kiếm máy in.
Trước tiên, cần xác định tên máy tính của máy chủ (Server). Bạn có thể tìm thấy tên máy trong Control Panel > System and Security > System. Ghi lại tên máy tính chính xác.
Trên máy khách, nhấn tổ hợp phím Windows + R để mở hộp thoại Run. Nhập cú pháp sau: \Tên_máy_chủ (ví dụ: \MayChuIn_VP). Nhấn Enter hoặc OK.
Cửa sổ File Explorer sẽ mở ra, hiển thị các tài nguyên đang được chia sẻ bởi máy chủ. Bạn sẽ thấy biểu tượng của máy in đã được chia sẻ ở Bước 2. Nhấp chuột phải vào biểu tượng máy in đó. Chọn Connect để bắt đầu quá trình kết nối và cài đặt driver.
Hệ thống sẽ tự động tải driver cần thiết từ máy chủ về máy khách. Quá trình này có thể mất vài phút. Khi kết nối thành công, máy in sẽ xuất hiện trong danh sách Devices and Printers của máy khách.
Cách share máy in qua mạng LAN
Phương Pháp 2: Kết Nối Bằng Địa Chỉ IP Của Máy Chủ
Nếu tên máy chủ phức tạp hoặc mạng có vấn đề về phân giải tên, sử dụng IP là giải pháp thay thế hiệu quả.
Bạn cần biết địa chỉ IP tĩnh của máy chủ in. Việc thiết lập IP tĩnh cho máy chủ là rất khuyến nghị. Nếu IP thay đổi, kết nối in ấn sẽ bị mất.
Trên máy khách, mở hộp thoại Run (Windows + R). Nhập cú pháp sau: \Địa_chỉ_IP_máy_chủ (ví dụ: \192.168.1.10). Nhấn OK.
Thực hiện tương tự như Phương pháp 1: nhấp chuột phải vào máy in và chọn Connect.
Phương Pháp 3: Cài Đặt Driver Thủ Công Cho Máy Khách
Trong một số trường hợp, máy khách không thể tự động tải driver từ máy chủ do phiên bản Windows khác nhau (ví dụ: Server dùng 32-bit, Client dùng 64-bit).
Trên máy khách, vào Control Panel > Devices and Printers. Chọn Add a Printer. Trong cửa sổ Add a device or printer, chọn The printer that I want isn’t listed.
Cách share máy in đơn giản
Chọn tùy chọn Select a shared printer by name. Nhập địa chỉ mạng theo cú pháp: \Tên_máy_chủTên_máy_in_chia_sẻ.
Nếu máy in yêu cầu driver bổ sung, Windows sẽ yêu cầu bạn cung cấp đường dẫn đến file driver trên máy khách. Hãy đảm bảo bạn có sẵn driver tương thích với kiến trúc (32-bit hoặc 64-bit) của máy khách.
Sau khi cài đặt xong, máy in đã được chia sẻ máy in sẽ sẵn sàng để sử dụng. Bạn có thể đặt nó làm máy in mặc định.
Các Cấu Hình Nâng Cao và Bảo Mật Mạng
Để đảm bảo hệ thống in ổn định và đáng tin cậy, người quản trị cần chú ý đến các cấu hình mạng nâng cao. Các bước này giúp tăng tính ổn định khi thực hiện cách in qua máy tính khác liên tục.
Quản Lý Hàng Đợi In Ấn (Print Queue)
Hàng đợi in (Print Queue) là nơi lưu trữ các lệnh in đang chờ được xử lý.
Trên máy chủ, vào Devices and Printers, nhấp đúp vào máy in chia sẻ. Cửa sổ hàng đợi in sẽ xuất hiện. Tại đây, bạn có thể thấy các tài liệu đang chờ.
Nếu có tài liệu bị kẹt, bạn có thể nhấp chuột phải và chọn Cancel hoặc Restart. Quản lý hàng đợi giúp tránh tắc nghẽn in ấn. Nếu một lệnh in lớn làm chậm toàn bộ hệ thống, quản trị viên có thể tạm dừng nó.
Cấu Hình Tường Lửa (Windows Firewall) Cho Phép Truy Cập
Tường lửa là nguyên nhân phổ biến gây lỗi kết nối khi in qua máy tính khác.
Windows Firewall mặc định đôi khi chặn các cổng cần thiết cho việc chia sẻ. Trên máy chủ, mở Windows Defender Firewall qua Control Panel. Chọn Allow an app or feature through Windows Defender Firewall.
Đảm bảo rằng các tùy chọn sau đã được cho phép truy cập (đánh dấu vào ô Private và Public): File and Printer Sharing và Core Networking. Việc này cho phép giao tiếp in ấn qua cổng TCP 445 (SMB) và UDP 137/138.
Cấp Phát IP Tĩnh Cho Máy Chủ In
Như đã đề cập, IP tĩnh là rất quan trọng để duy trì kết nối in ổn định.
Nếu máy chủ in sử dụng IP động (DHCP), địa chỉ IP có thể thay đổi sau khi khởi động lại. Điều này khiến máy khách mất kết nối.
Để đặt IP tĩnh: Mở Network and Sharing Center trên máy chủ. Chọn Change adapter settings. Nhấp chuột phải vào kết nối mạng đang sử dụng (Ethernet hoặc Wi-Fi). Chọn Properties. Chọn Internet Protocol Version 4 (TCP/IPv4) và chọn Properties.
Chọn Use the following IP address và nhập địa chỉ IP mong muốn. Địa chỉ này phải nằm ngoài dải IP mà router tự động cấp phát (DHCP Range). Nhập Subnet Mask và Default Gateway chính xác.
Khắc Phục Sự Cố Thường Gặp Khi In Qua Máy Tính Khác
Mặc dù quy trình chia sẻ máy in khá đơn giản, nhiều sự cố vẫn có thể xảy ra. Đây là những lỗi thường gặp và giải pháp khắc phục chi tiết.
Lỗi Không Tìm Thấy Máy In Chia Sẻ
Lỗi này thường xảy ra khi máy khách không thể xác định vị trí máy chủ trên mạng.
Kiểm tra kết nối mạng: Đảm bảo cả hai máy đều có thể truy cập lẫn nhau. Bạn có thể thử lệnh Ping từ máy khách đến IP của máy chủ. Nếu Ping thất bại, vấn đề nằm ở cấu hình mạng (Router, cáp, hoặc Subnet Mask).
Kiểm tra tên máy chủ: Xác minh rằng tên máy chủ đã nhập vào hộp thoại Run là chính xác 100%. Nếu sử dụng IP, đảm bảo IP là IP tĩnh và không bị trùng lặp.
Kiểm tra dịch vụ Print Spooler: Đôi khi dịch vụ Print Spooler trên máy chủ bị dừng. Mở Services (gõ services.msc vào Run). Tìm Print Spooler. Đảm bảo dịch vụ này đang chạy và đặt chế độ khởi động là Automatic.
Lỗi 0x0000011b Và Cách Xử Lý Bảo Mật
Lỗi 0x0000011b (Windows cannot connect to the printer) là lỗi phổ biến sau các bản cập nhật bảo mật của Windows 10/11. Lỗi này liên quan đến cơ chế xác thực RPC (Remote Procedure Call).
Để khắc phục, bạn cần chỉnh sửa Registry trên máy chủ in (Server). Nhấn Windows + R, gõ regedit và Enter. Truy cập đường dẫn sau: HKEY_LOCAL_MACHINESystemCurrentControlSetControlPrint.
Tạo một giá trị DWORD (32-bit) Value mới. Đặt tên là RpcAuthnLevelPrivacyEnabled. Đặt giá trị là 0 (Zero). Sau khi chỉnh sửa Registry, khởi động lại máy chủ. Thao tác này sẽ tắt cơ chế bảo mật RPC mới, cho phép máy khách cũ hoặc không được cập nhật có thể kết nối máy in dùng chung.
Máy In Offline Hoặc Không Phản Hồi Lệnh In
Khi máy in xuất hiện trạng thái Offline trên máy khách, lệnh in sẽ bị kẹt.
Kiểm tra trạng thái máy chủ: Máy chủ in phải luôn bật nguồn và không ở chế độ ngủ (Sleep mode). Chế độ ngủ sẽ làm ngắt kết nối chia sẻ.
Xóa hàng đợi in: Đôi khi lệnh in bị lỗi hoặc hỏng làm tắc nghẽn hàng đợi. Trên máy chủ, xóa tất cả các tài liệu trong hàng đợi in.
Cập nhật Driver: Đảm bảo driver máy in trên máy chủ là phiên bản mới nhất. Driver lỗi thời có thể gây ra xung đột, đặc biệt khi nhận lệnh in từ xa. Kiểm tra trang web của nhà sản xuất máy in để tải driver chính thức.
Kiểm tra kết nối vật lý: Đảm bảo cáp USB/Ethernet kết nối từ máy in đến máy chủ không bị lỏng hoặc hư hỏng. Máy chủ phải luôn nhận diện được máy in vật lý.
Quản Lý Driver Trên Máy Chủ Cho Nhiều Kiến Trúc Máy Khách
Trong môi trường văn phòng đa dạng, máy khách có thể sử dụng các phiên bản Windows và kiến trúc hệ thống (32-bit và 64-bit) khác nhau.
Cài Đặt Driver Bổ Sung Trên Máy Chủ
Để hỗ trợ tất cả các máy khách, máy chủ cần phải chứa driver cho cả hai kiến trúc.
Trên máy chủ, vào Devices and Printers, nhấp chuột phải vào máy in chia sẻ, chọn Printer properties. Chuyển đến tab Sharing. Nhấn nút Additional Drivers.
Cửa sổ mới sẽ hiện ra. Bạn có thể chọn hộp kiểm x86 (32-bit) và x64 (64-bit). Windows sẽ yêu cầu bạn cung cấp đường dẫn đến các file driver tương ứng. Sau khi cài đặt driver bổ sung, máy khách thuộc bất kỳ kiến trúc nào cũng có thể tự động tải driver khi kết nối.
Đảm Bảo Quyền Truy Cập Hệ Thống
Đôi khi, quyền truy cập thư mục Driver bị hạn chế, ngăn máy khách tải driver.
Đảm bảo người dùng mạng (Network Users) có quyền đọc và thực thi đối với thư mục chứa driver in ấn trên máy chủ. Thư mục này thường nằm ở C:WindowsSystem32spooldrivers.
Nếu máy khách vẫn không kết nối được sau khi đã cấu hình đầy đủ, hãy thử tạm thời tắt tường lửa. Nếu kết nối thành công, bạn biết vấn đề nằm ở cấu hình tường lửa. Sau đó, cấu hình lại tường lửa để mở cổng cụ thể cho in ấn mà không cần tắt hoàn toàn.
Quy trình cách in qua máy tính khác đòi hỏi sự phối hợp giữa cấu hình mạng và cài đặt phần mềm. Việc thiết lập một máy chủ in ổn định giúp tối ưu hóa tài nguyên in ấn trong môi trường làm việc nhóm. Quan trọng là phải đảm bảo cả máy chủ và máy khách đều có thể giao tiếp hiệu quả qua mạng LAN, cùng với việc kiểm soát các cài đặt bảo mật như Tường lửa và tính năng yêu cầu mật khẩu. Bằng cách tuân thủ các bước hướng dẫn chi tiết về chia sẻ máy in và các biện pháp khắc phục sự cố, bạn sẽ thiết lập thành công hệ thống in ấn dùng chung, nâng cao năng suất làm việc một cách đáng kể.
Ngày Cập Nhật 06/12/2025 by Trong Hoang
Chào các bạn, mình là Trọng Hoàng, tác giả của blog maytinhvn.net. Mình là một full-stack developer kiêm writer, blogger, Youtuber và đủ thứ công nghệ khác nữa.
