Việc nắm vững cách chụp ảnh màn hình trên máy tính bàn là một trong những kỹ năng tin học văn phòng cơ bản và thiết yếu nhất. Trong môi trường làm việc hay học tập hiện đại, khả năng chụp và chia sẻ hình ảnh hiển thị trên màn hình đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý dữ liệu, trao đổi thông tin kỹ thuật, hoặc ghi lại bằng chứng. Bài viết này sẽ đi sâu vào các phương pháp chụp màn hình từ cơ bản đến nâng cao, sử dụng tổ hợp phím tắt tích hợp và các công cụ tích hợp chuyên dụng, bao gồm cả cách sử dụng phím Print Screen truyền thống và các tính năng hiện đại trên Windows 11 và macOS. Thành thạo những kỹ thuật này giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng cường hiệu quả giao tiếp.
Tổng Quan Về Chụp Ảnh Màn Hình Và Tầm Quan Trọng Thực Tiễn
Ảnh chụp màn hình, hay screenshot, là một công cụ không thể thiếu trong quy trình làm việc kỹ thuật số. Nó cho phép người dùng ghi lại chính xác những gì đang hiển thị trên màn hình vào một thời điểm nhất định. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các kỹ thuật viên hoặc người dùng cần hỗ trợ kỹ thuật, giúp họ dễ dàng minh họa lỗi, quy trình hoặc cung cấp bằng chứng trực quan.
Trong bối cảnh công nghệ thông tin phát triển, việc chuyển đổi nhanh chóng giữa việc nhìn thấy và chia sẻ thông tin là yếu tố then chốt. Nắm vững các phương pháp chụp ảnh màn hình giúp tiết kiệm thời gian đáng kể so với việc phải mô tả bằng lời nói hoặc văn bản. Có ba loại ảnh chụp màn hình chính mà người dùng cần phân biệt: chụp toàn bộ màn hình, chụp một cửa sổ ứng dụng cụ thể, và chụp một khu vực tùy chọn. Tính năng cơ bản nhất là lưu ảnh vào clipboard, sau đó người dùng phải dán ảnh vào một trình chỉnh sửa. Tuy nhiên, các hệ điều hành hiện đại đã tích hợp các tính năng cho phép lưu trực tiếp vào ổ đĩa.
Cách Chụp Ảnh Màn Hình Trên Máy Tính Bàn Dành Cho Hệ Điều Hành Windows
Windows là hệ điều hành phổ biến nhất cho máy tính để bàn và laptop, cung cấp nhiều phương pháp chụp màn hình khác nhau, từ tổ hợp phím cơ bản đến các ứng dụng chuyên dụng. Việc hiểu rõ từng phương pháp giúp người dùng lựa chọn cách thức phù hợp nhất với nhu cầu cụ thể.
Hướng Dẫn Cơ Bản Sử Dụng Phím Print Screen (PrtScn)
Phím Print Screen (thường được viết tắt là PrtScn, PrntScrn, hoặc PrtSc) là phương pháp chụp màn hình lâu đời nhất và cơ bản nhất trên Windows. Phím này thường nằm ở góc trên bên phải của bàn phím.
Chụp Toàn Màn Hình Và Lưu Vào Clipboard
Khi bạn chỉ nhấn phím Print Screen (PrtScn), hệ thống sẽ chụp toàn bộ nội dung đang hiển thị trên các màn hình làm việc của bạn và lưu tạm thời vào bộ nhớ đệm (clipboard). Ảnh sẽ không tự động lưu thành file. Để xem hoặc sử dụng ảnh, bạn phải dán nó (sử dụng tổ hợp phím Ctrl + V) vào một ứng dụng hỗ trợ dán ảnh như Microsoft Paint, Word, Photoshop, hoặc thậm chí là email. Đây là cách chụp nhanh nhất khi bạn chỉ cần dán ảnh ngay lập tức vào một tài liệu hoặc ứng dụng chat.
Chụp Toàn Màn Hình Và Lưu Trực Tiếp
Đối với các phiên bản Windows 8, 10, và 11, Microsoft đã bổ sung một tính năng tiện lợi hơn, cho phép lưu ảnh chụp màn hình trực tiếp thành file ảnh mà không cần qua ứng dụng chỉnh sửa.
- Tổ hợp phím: Nhấn đồng thời Windows Key + PrtScn.
- Khi bạn thực hiện thao tác này, màn hình sẽ nháy sáng một lần, xác nhận ảnh đã được chụp và lưu.
- Vị trí lưu trữ: Ảnh chụp màn hình sẽ được tự động lưu dưới định dạng PNG trong thư mục “Screenshots”, nằm trong mục “Pictures” (Ảnh) của người dùng. Tên file sẽ được đánh số thứ tự tự động (ví dụ: Screenshot (1).png).
Nếu máy tính của bạn là laptop và yêu cầu nhấn phím Fn để kích hoạt các phím chức năng, tổ hợp phím có thể là Windows Key + Fn + PrtScn.
Chụp Cửa Sổ Ứng Dụng Đang Hoạt Động
Nếu bạn chỉ muốn chụp cửa sổ ứng dụng mà bạn đang tập trung, tránh chụp thanh Taskbar và các cửa sổ khác, bạn có thể sử dụng tổ hợp phím Alt kết hợp với PrtScn.
- Tổ hợp phím: Nhấn đồng thời Alt + PrtScn.
- Thao tác này sẽ chỉ chụp cửa sổ đang được kích hoạt và lưu nó vào clipboard. Sau đó, bạn cần dán ảnh vào một chương trình chỉnh sửa.
Cách chụp ảnh màn hình trên máy tính bàn – Phím PrtScn
Công Cụ Snip & Sketch (Windows 10/11)
Với sự ra đời của Windows 10, Microsoft đã giới thiệu Snip & Sketch (Cắt và Phác thảo) như một công cụ hiện đại và linh hoạt, được thiết kế để dần thay thế Snipping Tool cũ. Đây là phương pháp tối ưu và linh hoạt nhất để chụp ảnh màn hình trên các phiên bản Windows mới.
Kích Hoạt Nhanh Bằng Tổ Hợp Phím
Snip & Sketch có thể được kích hoạt nhanh chóng bằng một tổ hợp phím rất thuận tiện:
- Tổ hợp phím: Nhấn đồng thời Windows Key + Shift + S.
- Khi kích hoạt, màn hình sẽ mờ đi và một thanh menu nhỏ xuất hiện ở phía trên. Đây là giao diện chụp ảnh mới của Windows, cho phép bạn chọn chế độ chụp ngay lập tức.
Các Chế Độ Chụp Linh Hoạt
Thanh menu Snip & Sketch cung cấp bốn chế độ chụp chính, giúp người dùng linh hoạt hơn rất nhiều so với phím PrtScn đơn thuần:
- Chụp Hình Chữ Nhật (Rectangular Snip): Cho phép bạn kéo chuột để tạo một khung hình chữ nhật cố định trên bất kỳ khu vực nào của màn hình.
- Chụp Tự Do (Free-form Snip): Cho phép bạn vẽ một hình dạng tùy chỉnh để khoanh vùng khu vực cần chụp.
- Chụp Cửa Sổ (Window Snip): Tự động phát hiện và chụp các cửa sổ ứng dụng đang mở, bao gồm cả các menu.
- Chụp Toàn Màn Hình (Fullscreen Snip): Tương đương với tổ hợp Windows Key + PrtScn, chụp toàn bộ nội dung hiển thị.
Sau khi chụp, ảnh sẽ được lưu vào clipboard và một thông báo sẽ xuất hiện ở góc dưới bên phải màn hình. Nhấn vào thông báo này để mở ảnh trong giao diện Snip & Sketch, nơi bạn có thể tùy chỉnh ảnh, thêm chú thích, cắt (crop), hoặc làm nổi bật các điểm quan trọng trước khi lưu hoặc chia sẻ.
Sử Dụng Ứng Dụng Snipping Tool (Các Phiên Bản Windows Cũ Hơn)
Trước Snip & Sketch, Snipping Tool là công cụ tích hợp mặc định và phổ biến nhất để chụp màn hình khu vực tùy chỉnh trên Windows Vista đến Windows 8.1. Mặc dù vẫn có mặt trên Windows 10/11 nhưng đã được coi là ứng dụng kế thừa.
Để truy cập, bạn chỉ cần gõ “Snipping Tool” vào thanh tìm kiếm của Start Menu.
Tính Năng Chính Của Snipping Tool
Snipping Tool cung cấp các chế độ chụp tương tự như Snip & Sketch, nhưng giao diện cổ điển hơn. Một tính năng nổi bật mà người dùng vẫn ưa chuộng là khả năng thiết lập tính năng Delay (Hẹn giờ).
- Thiết lập Delay: Nếu bạn cần chụp một menu thả xuống (dropdown menu) hoặc một thông báo tạm thời mà sẽ biến mất khi bạn di chuột hoặc nhấn phím, tính năng Delay (từ 1 đến 5 giây) cho phép bạn có đủ thời gian để kích hoạt menu trước khi Snipping Tool thực hiện lệnh chụp.
Sau khi chụp, ảnh sẽ hiển thị trong cửa sổ Snipping Tool, cho phép bạn sử dụng bút và highlighter cơ bản để chú thích, sau đó lưu lại dưới các định dạng PNG, GIF, hoặc JPEG.
Phương Pháp Chụp Ảnh Màn Hình Chuyên Nghiệp Trên macOS
Người dùng máy tính Mac (iMac, Mac mini, MacBook) sử dụng hệ điều hành macOS có một bộ tổ hợp phím tắt riêng biệt, mạnh mẽ và linh hoạt không kém Windows. Từ phiên bản macOS Mojave trở đi, Apple đã hợp nhất các tính năng chụp và quay video màn hình vào một công cụ chuyên dụng.
Tổ Hợp Phím Tắt Cơ Bản Của macOS
Các phím tắt trên macOS sử dụng phím Command (⌘) thay cho Windows Key. Ảnh chụp màn hình mặc định sẽ được lưu dưới định dạng PNG trực tiếp ra Desktop, giúp truy cập nhanh chóng.
Chụp Toàn Bộ Màn Hình
Đây là phương pháp cơ bản nhất để ghi lại toàn bộ nội dung hiển thị trên tất cả các màn hình kết nối.
- Tổ hợp phím: Nhấn đồng thời Shift + Command + 3.
- Một hình thu nhỏ của ảnh chụp sẽ xuất hiện nhanh chóng ở góc dưới bên phải màn hình. Bạn có thể nhấn vào đó để chỉnh sửa nhanh hoặc để nó tự động lưu vào Desktop.
Chụp Khu Vực Tùy Chọn
Đây là phương pháp phổ biến nhất để tập trung vào một chi tiết cụ thể trên màn hình.
- Tổ hợp phím: Nhấn đồng thời Shift + Command + 4.
- Con trỏ chuột sẽ biến thành một Crosshair (hình chữ thập có tọa độ). Bạn kéo chuột để tạo một khung hình chữ nhật bao quanh khu vực mong muốn. Thả chuột để hoàn tất việc chụp.
Chụp Cửa Sổ Cụ Thể
Nếu bạn chỉ muốn chụp một cửa sổ ứng dụng (ví dụ: cửa sổ trình duyệt Safari hoặc ứng dụng Messages) mà không cần phải cắt xén sau này:
- Bước 1: Nhấn Shift + Command + 4.
- Bước 2: Ngay sau đó, nhấn phím Spacebar (phím Cách).
- Con trỏ chuột sẽ biến thành biểu tượng Camera. Di chuyển Camera qua cửa sổ bạn muốn chụp. Vùng cửa sổ đó sẽ được làm nổi bật (highlight).
- Bước 3: Nhấn chuột trái (hoặc trackpad) để chụp. Ảnh chụp sẽ có thêm bóng đổ (shadow) bao quanh cửa sổ, tạo hiệu ứng chuyên nghiệp hơn.
Sử Dụng Ứng Dụng Screenshot (macOS Mojave Trở Lên)
Ứng dụng Screenshot (chụp ảnh màn hình) được tích hợp từ macOS Mojave (10.14) trở đi, cung cấp giao diện trực quan cho cả việc chụp ảnh tĩnh và quay video màn hình.
Kích Hoạt Thanh Công Cụ Chụp Ảnh
Thao tác này mở ra một thanh công cụ chứa tất cả các tùy chọn chụp ảnh và quay phim.
- Tổ hợp phím: Nhấn đồng thời Shift + Command + 5.
Tùy Chọn Nâng Cao Và Cấu Hình
Thanh công cụ này bao gồm các nút để chọn chế độ chụp (toàn bộ, cửa sổ, khu vực) và nút “Options” (Tùy chọn) quan trọng.
- Chọn nơi lưu: Trong mục Options, bạn có thể thiết lập nơi ảnh sẽ được lưu (Desktop, Documents, Clipboard, hoặc các ứng dụng khác).
- Cài đặt thời gian chụp hẹn giờ: Bạn có thể thiết lập độ trễ 5 hoặc 10 giây. Tính năng này vô cùng hữu ích khi bạn cần chụp các thao tác đòi hỏi phải nhấn giữ chuột hoặc mở menu con.
- Quay video màn hình: Công cụ này cũng bao gồm khả năng quay video toàn bộ màn hình hoặc một phần màn hình, biến nó thành một công cụ tích hợp đa năng cho các nhu cầu ghi hình.
Sau khi đã thiết lập xong các tùy chọn, bạn chỉ cần nhấn “Capture” (Chụp) hoặc “Record” (Ghi hình) để thực hiện thao tác.
Tối Ưu Hóa Quy Trình Chụp Màn Hình Với Các Công Cụ Khác
Mặc dù các công cụ tích hợp của Windows và macOS đã rất mạnh mẽ, nhiều người dùng chuyên nghiệp vẫn tìm đến các ứng dụng của bên thứ ba để có thêm các tính năng nâng cao, đặc biệt là khả năng chỉnh sửa và chia sẻ nhanh chóng.
Lợi Ích Của Phần Mềm Chuyên Dụng
Các phần mềm chụp ảnh màn hình của bên thứ ba thường vượt trội ở những khía cạnh sau:
- Chỉnh sửa nâng cao: Cung cấp nhiều công cụ chú thích hơn như mũi tên phức tạp, đánh số bước, làm mờ (blur) thông tin nhạy cảm.
- Chụp cuộn (Scrolling Capture): Khả năng chụp toàn bộ trang web hoặc tài liệu dài mà không cần chụp nhiều ảnh.
- Chia sẻ và Lưu trữ đám mây: Tích hợp với các dịch vụ lưu trữ (Dropbox, Google Drive) hoặc các nền tảng chia sẻ ảnh nhanh (Imgur).
Giới Thiệu Các Công Cụ Tiêu Biểu
Việc lựa chọn công cụ chuyên dụng phụ thuộc vào nhu cầu về chỉnh sửa và chia sẻ của người dùng, nhưng ba cái tên sau đây thường được cộng đồng kỹ thuật viên tin dùng:
Greenshot
Greenshot là một ứng dụng miễn phí, mã nguồn mở, nổi tiếng với giao diện nhẹ và tính năng chú thích mạnh mẽ. Nó cho phép người dùng ngay lập tức thêm các hộp văn bản, làm nổi bật, hoặc sử dụng các công cụ vẽ phức tạp sau khi chụp. Đây là lựa chọn tuyệt vời cho các kỹ thuật viên cần tạo tài liệu hướng dẫn nhanh.
ShareX
ShareX là một công cụ mã nguồn mở miễn phí, cực kỳ mạnh mẽ, dành cho những người dùng cần tự động hóa quy trình. Ngoài các chế độ chụp tiêu chuẩn, ShareX còn hỗ trợ chụp cuộn, tích hợp hơn 80 dịch vụ upload ảnh/tài liệu, và cho phép tùy chỉnh các tác vụ sau khi chụp (ví dụ: tự động lưu, thêm watermark, và tải lên Imgur chỉ bằng một cú nhấp chuột). Khả năng cấu hình sâu rộng của ShareX làm cho nó trở thành lựa chọn lý tưởng cho các chuyên gia.
Lightshot
Lightshot nổi bật nhờ sự đơn giản và tốc độ chia sẻ. Sau khi chụp một khu vực, Lightshot hiển thị một thanh công cụ nhỏ, cho phép người dùng thêm chú thích cơ bản, lưu ảnh, hoặc ngay lập tức tải ảnh lên máy chủ của Lightshot để tạo một liên kết chia sẻ (URL) duy nhất. Đây là giải pháp hoàn hảo khi mục tiêu chính là tốc độ chia sẻ thông tin.
Quản lý các file ảnh chụp màn hình
Quản Lý, Lưu Trữ Ảnh Chụp Màn Hình Và Khắc Phục Lỗi Thường Gặp
Thành thạo cách chụp ảnh màn hình trên máy tính bàn không chỉ dừng lại ở việc biết các phím tắt. Việc quản lý các file ảnh chụp cũng là một phần quan trọng của kỹ năng tin học văn phòng hiệu quả.
Quản Lý File Ảnh Chụp
Khi bạn thường xuyên chụp ảnh màn hình (đặc biệt là dùng tổ hợp phím Windows Key + PrtScn), thư mục Screenshots có thể nhanh chóng trở nên quá tải.
- Đổi tên và Tổ chức: Thói quen tốt là ngay lập tức đổi tên các file ảnh chụp quan trọng. Thay vì để tên mặc định “Screenshot (50).png”, hãy đổi thành tên mô tả nội dung (ví dụ: “Loi-phan-mem-X-ngay-10-thang-5.png”).
- Sử dụng thư mục dự án: Nếu bạn đang làm việc trên một dự án cụ thể, hãy tạo một thư mục riêng để lưu trữ tất cả các ảnh chụp liên quan đến dự án đó. Điều này giúp dễ dàng truy xuất thông tin sau này.
- Tối ưu hóa dung lượng: PNG là định dạng mặc định cho ảnh chụp màn hình vì nó giữ chất lượng tốt và hỗ trợ nền trong suốt. Tuy nhiên, nếu bạn chỉ cần ảnh để dán vào tài liệu Word hoặc gửi qua email, việc sử dụng các ứng dụng chỉnh sửa để chuyển sang định dạng JPG sẽ giúp giảm dung lượng file đáng kể.
Khắc Phục Lỗi Phím Print Screen Không Hoạt Động
Đôi khi, người dùng máy tính để bàn hoặc laptop gặp phải trường hợp phím PrtScn dường như không hoạt động. Có một số nguyên nhân phổ biến và cách khắc phục:
- Kiểm tra phím Fn (Function): Trên nhiều laptop, phím chức năng như PrtScn yêu cầu phải nhấn kèm phím Fn (thường nằm gần Ctrl hoặc Windows Key) để kích hoạt chức năng thứ cấp của nó.
- Khóa F-Lock/F Mode: Một số bàn phím máy tính để bàn chuyên dụng có phím F-Lock hoặc F Mode. Nếu phím này được kích hoạt, nó có thể thay đổi chức năng của các phím chức năng, bao gồm cả PrtScn. Hãy đảm bảo rằng các phím này được thiết lập đúng để kích hoạt chức năng PrtScn.
- Xung đột phần mềm: Một số phần mềm chụp màn hình bên thứ ba (đặc biệt là các phần mềm cũ) có thể chiếm quyền điều khiển phím PrtScn. Hãy kiểm tra cài đặt của các ứng dụng này hoặc tạm thời đóng chúng lại.
Chụp Màn Hình Cài Đặt Menu Đặc Biệt
Việc chụp màn hình các menu ngữ cảnh (context menu) hoặc menu thả xuống là một thử thách vì chúng thường biến mất khi bạn nhấn phím khác.
- Sử dụng Delay/Hẹn giờ: Đây là phương pháp tối ưu. Trên Windows, hãy dùng Snip & Sketch (Windows Key + Shift + S) và chọn chế độ Hẹn giờ. Trên macOS, sử dụng tổ hợp Shift + Command + 5 và thiết lập thời gian trễ trong Options. Thiết lập độ trễ 3-5 giây là đủ để bạn mở menu mong muốn trước khi hệ thống thực hiện thao tác chụp.
Các Biến Thể Chụp Ảnh Màn Hình Nâng Cao Khác
Ngoài các phương pháp tiêu chuẩn, còn tồn tại một số kỹ thuật chụp màn hình ít được biết đến hơn nhưng lại rất hữu ích trong môi trường kỹ thuật chuyên sâu.
Chụp Ảnh Màn Hình Trong Môi Trường Ảo Hóa
Nếu bạn đang làm việc trong máy ảo (Virtual Machine) như VMware hoặc VirtualBox, các tổ hợp phím tắt cơ bản có thể không hoạt động hoặc được ánh xạ lại.
- Sử dụng chức năng tích hợp của máy ảo: Hầu hết các phần mềm máy ảo đều có menu chức năng (ví dụ: Machine -> Take Screenshot) cho phép bạn chụp toàn bộ màn hình khách (Guest OS) mà không bị ảnh hưởng bởi hệ điều hành chủ (Host OS).
- Thao tác trong cửa sổ: Nếu các phím tắt không hoạt động, bạn có thể chuyển máy ảo sang chế độ cửa sổ và sử dụng tổ hợp phím Alt + PrtScn của hệ điều hành chủ để chụp cửa sổ máy ảo đó.
Chụp Màn Hình Đăng Nhập (Login Screen)
Hệ điều hành thường bảo vệ màn hình đăng nhập hoặc màn hình khóa (Lock Screen) để tránh việc lộ thông tin nhạy cảm. Các phím tắt chụp màn hình truyền thống thường không hoạt động ở đây.
- Windows 10/11: Nếu bạn cần chụp màn hình khóa, cách duy nhất là sử dụng một công cụ bên ngoài, ví dụ như camera điện thoại, hoặc sử dụng tính năng Windows Key + PrtScn ngay sau khi khóa màn hình và trước khi mật khẩu được nhập.
- Linux (GNOME/KDE): Các bản phân phối Linux thường cung cấp các tiện ích chụp màn hình với quyền root hoặc sử dụng tính năng hẹn giờ để ghi lại màn hình đăng nhập.
Nắm vững các phương pháp từ cơ bản đến nâng cao này giúp người dùng tối ưu hóa hiệu suất làm việc, biến việc chụp ảnh màn hình từ một thao tác đơn giản thành một kỹ năng tin học văn phòng chuyên nghiệp. Việc lựa chọn phương pháp (tổ hợp phím tắt, công cụ tích hợp, hay ứng dụng bên thứ ba) nên dựa trên tốc độ, nhu cầu chỉnh sửa và mục đích sử dụng cuối cùng của ảnh chụp.
Ứng dụng của ảnh chụp màn hình trong công việc
Việc thành thạo cách chụp ảnh màn hình trên máy tính bàn là nền tảng quan trọng cho mọi người dùng máy tính, bất kể họ làm việc trên Windows hay macOS. Bài viết đã cung cấp một cái nhìn toàn diện, bắt đầu từ các tổ hợp phím tắt cơ bản như phím Print Screen truyền thống, cho đến các công cụ tích hợp hiện đại và linh hoạt như Snip & Sketch và ứng dụng Screenshot trên Mac. Bằng cách áp dụng đúng phương pháp cho từng nhu cầu cụ thể—cho dù là lưu nhanh vào clipboard, tự động lưu thành file, hay cần các tính năng chú thích nâng cao của các phần mềm bên thứ ba—người dùng có thể tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao kỹ năng tin học văn phòng của mình. Việc thực hành thường xuyên các kỹ thuật này sẽ giúp bạn xử lý thông tin trực quan một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Ngày Cập Nhật 02/12/2025 by Trong Hoang
Chào các bạn, mình là Trọng Hoàng, tác giả của blog maytinhvn.net. Mình là một full-stack developer kiêm writer, blogger, Youtuber và đủ thứ công nghệ khác nữa.
