Việc học cách đăng xuất outlook trên máy tính là kỹ năng cơ bản khi bạn cần chuyển đổi tài khoản hoặc nâng cao bảo mật email. Outlook lưu trữ dữ liệu cá nhân quan trọng, do đó, thao tác đăng xuất đúng cách giúp bảo vệ thông tin khỏi người dùng khác trên cùng thiết bị. Bài viết này, được xây dựng dựa trên kinh nghiệm thực tiễn, sẽ hướng dẫn bạn chi tiết quy trình quản lý tài khoản và xóa tài khoản email khỏi ứng dụng Outlook trên cả hệ điều hành Windows và macOS. Chúng tôi cũng sẽ giải thích sự khác biệt giữa việc xóa tài khoản và xóa hồ sơ Outlook (Profile).
Hiểu Rõ Khái Niệm Đăng Xuất Trong Outlook
Đăng xuất khỏi Microsoft Outlook trên máy tính không giống như đăng xuất khỏi các dịch vụ web. Trong hầu hết các trường hợp, Outlook là một ứng dụng khách (client) được cài đặt cục bộ. Thay vì “đăng xuất” hoàn toàn, thao tác chính là “gỡ bỏ” tài khoản email đã cấu hình khỏi ứng dụng. Khi bạn gỡ bỏ tài khoản, ứng dụng sẽ không còn truy cập hoặc đồng bộ hóa dữ liệu từ máy chủ email đó nữa.
Sự Khác Biệt Giữa Gỡ Bỏ Tài Khoản Và Xóa Hồ Sơ
Rất nhiều người dùng nhầm lẫn giữa hai khái niệm này. Việc hiểu rõ giúp bạn chọn lựa phương pháp phù hợp với mục đích sử dụng.
Gỡ Bỏ Tài Khoản Email
Đây là thao tác tiêu chuẩn khi bạn muốn ngừng sử dụng một địa chỉ email cụ thể trên ứng dụng Outlook. Khi bạn gỡ bỏ, dữ liệu email, lịch, và danh bạ liên quan đến tài khoản đó sẽ không còn hiển thị hoặc đồng bộ trong Outlook. Tuy nhiên, các tài khoản email khác trong cùng Hồ sơ Outlook (Profile) vẫn hoạt động bình thường.
Xóa Hồ Sơ Outlook (Profile)
Hồ sơ Outlook là tập hợp các tài khoản email, tệp dữ liệu, và cài đặt mà Outlook sử dụng. Xóa toàn bộ Hồ sơ đồng nghĩa với việc bạn xóa cấu hình của TẤT CẢ các tài khoản email và các tệp dữ liệu liên quan (như tệp .PST hoặc .OST) khỏi máy tính. Thao tác này thường được sử dụng khi bạn muốn bắt đầu lại hoàn toàn hoặc khi chuẩn bị chuyển giao máy tính cho người khác.
Phương Pháp 1: Gỡ Bỏ Tài Khoản Email Khỏi Ứng Dụng Outlook
Phương pháp này áp dụng cho phiên bản Microsoft Outlook Desktop (thuộc bộ Microsoft 365 hoặc Office). Đây là cách phổ biến nhất và an toàn nhất để thực hiện cách đăng xuất outlook trên máy tính khi bạn chỉ muốn xóa một địa chỉ email cụ thể.
Thao Tác Trên Hệ Điều Hành Windows
Quy trình này áp dụng cho các phiên bản Outlook từ 2013, 2016, 2019, 2021 đến Microsoft 365. Đảm bảo bạn đang mở đúng ứng dụng Outlook client (không phải ứng dụng Mail mặc định của Windows).
Mở Cài Đặt Tài Khoản
Đầu tiên, hãy khởi động ứng dụng Microsoft Outlook trên máy tính của bạn. Sau khi ứng dụng mở, bạn cần điều hướng đến mục quản lý cấu hình.
Nhấp vào tab File nằm ở góc trên bên trái của cửa sổ Outlook. Thao tác này sẽ mở màn hình Backstage View, nơi chứa các tùy chọn quản lý tài khoản và ứng dụng.
Trong menu bên trái, đảm bảo bạn đang chọn mục Info (Thông tin). Ở khu vực trung tâm, bạn sẽ thấy tùy chọn Account Settings (Cài đặt Tài khoản). Nhấn vào nút này để mở ra menu thả xuống.
Gỡ Bỏ Tài Khoản Cụ Thể
Từ menu thả xuống, chọn lại Account Settings… (Cài đặt Tài khoản…). Thao tác này sẽ mở ra một cửa sổ mới với tiêu đề Account Settings. Cửa sổ này hiển thị danh sách tất cả các tài khoản email hiện đang được cấu hình trong Outlook.
Bạn cần chọn tab Email nếu nó chưa được chọn mặc định. Duyệt qua danh sách và tìm địa chỉ email mà bạn muốn đăng xuất hoặc gỡ bỏ. Nhấn chuột trái để làm nổi bật tài khoản đó.
Menu Account Settings trong tab Info của Microsoft Outlook
Sau khi chọn đúng tài khoản, nhấn vào nút Remove (Gỡ bỏ) nằm ngay phía trên danh sách. Outlook sẽ hiển thị một hộp thoại cảnh báo quan trọng. Hộp thoại này thông báo rằng việc gỡ bỏ tài khoản Exchange hoặc Outlook.com được đồng bộ hóa sẽ xóa dữ liệu ngoại tuyến (offline cached data) khỏi máy tính của bạn. Dữ liệu này bao gồm email, mục lịch và các mục khác đã được tải xuống.
Xác Nhận Thao Tác
Để hoàn tất quy trình cách đăng xuất outlook trên máy tính, bạn phải xác nhận quyết định của mình. Trong hộp thoại cảnh báo, chọn Yes (Đồng ý) để cho phép Outlook xóa cấu hình và dữ liệu của tài khoản đó.
Lưu ý rằng việc xóa tài khoản chỉ gỡ bỏ nó khỏi ứng dụng Outlook client trên thiết bị hiện tại. Tài khoản email của bạn vẫn hoạt động bình thường trên máy chủ và trên các thiết bị khác. Nếu đó là tài khoản Exchange (công ty/trường học), dữ liệu gốc vẫn an toàn trên máy chủ.
Thao Tác Trên Hệ Điều Hành macOS
Đối với người dùng MacBook, quy trình gỡ bỏ tài khoản Outlook có một chút khác biệt về giao diện, nhưng nguyên tắc cơ bản vẫn là xóa cấu hình tài khoản.
Khởi động Microsoft Outlook trên macOS. Di chuyển đến thanh menu ở phía trên màn hình. Nhấn vào Outlook rồi chọn Preferences (Tùy chọn).
Trong cửa sổ Preferences, tìm và nhấp vào biểu tượng Accounts (Tài khoản). Danh sách tất cả các tài khoản email đã được cấu hình sẽ xuất hiện ở bên trái cửa sổ này.
Chọn tài khoản email bạn muốn gỡ bỏ khỏi Outlook. Sau khi chọn, nhấn vào nút dấu trừ (–) nằm ở dưới cùng bên trái của danh sách tài khoản. Hệ thống sẽ yêu cầu xác nhận. Xác nhận bằng cách chọn Delete (Xóa) hoặc Remove (Gỡ bỏ) để hoàn tất.
Đăng Xuất Khỏi Ứng Dụng Mail Tích Hợp Của Windows (Windows Mail/Calendar)
Nếu bạn đang sử dụng ứng dụng Mail mặc định của Windows 10 hoặc 11 thay vì Outlook Desktop, quy trình đăng xuất lại hoàn toàn khác.
Mở ứng dụng Settings (Cài đặt) của Windows. Điều hướng đến mục Accounts (Tài khoản). Chọn Email & accounts (Email và tài khoản).
Tìm tài khoản email bạn muốn gỡ bỏ trong danh sách. Nhấp vào tài khoản đó. Chọn Manage (Quản lý).
Trong cửa sổ quản lý tài khoản, bạn sẽ thấy tùy chọn Delete account (Xóa tài khoản). Nhấn vào tùy chọn này. Xác nhận thao tác bằng cách chọn Delete một lần nữa. Thao tác này sẽ gỡ bỏ tài khoản khỏi tất cả các ứng dụng mặc định của Windows, bao gồm Mail, Calendar, và People.
Phương Pháp 2: Xóa Toàn Bộ Hồ Sơ Outlook (Profile)
Xóa Hồ sơ Outlook là một thao tác mạnh mẽ hơn, thường dành cho việc khắc phục sự cố hoặc khi bạn muốn thiết lập lại toàn bộ môi trường làm việc email.
Các Bước Xóa Profile Trên Windows
Việc quản lý Profile được thực hiện thông qua Control Panel của Windows, chứ không phải bên trong ứng dụng Outlook.
Đóng hoàn toàn ứng dụng Outlook nếu nó đang mở. Điều này rất quan trọng để tránh xung đột dữ liệu.
Mở Control Panel (Bảng điều khiển). Đảm bảo chế độ xem được đặt là Small icons (Biểu tượng nhỏ) hoặc Large icons (Biểu tượng lớn).
Tìm và chọn mục Mail (Microsoft Outlook). Một cửa sổ mới có tên Mail Setup – Outlook sẽ xuất hiện.
Trong cửa sổ này, nhấp vào nút Show Profiles… (Hiển thị Hồ sơ…). Một danh sách các hồ sơ Outlook hiện có sẽ xuất hiện. Thường thì người dùng chỉ có một hồ sơ mặc định được đặt tên là “Outlook”.
Chọn hồ sơ bạn muốn xóa. Nhấn nút Remove (Gỡ bỏ). Hệ thống sẽ cảnh báo rằng việc xóa hồ sơ sẽ xóa tất cả các tài khoản email và tệp dữ liệu được liên kết với hồ sơ đó. Xác nhận bằng cách chọn Yes.
Sau khi xóa, khi bạn mở lại Outlook, ứng dụng sẽ yêu cầu bạn tạo một Hồ sơ mới từ đầu.
Lưu Ý Quan Trọng Về Tệp Dữ Liệu
Khi bạn xóa một tài khoản IMAP hoặc Exchange, tệp dữ liệu ngoại tuyến (.OST) sẽ bị xóa tự động. Tuy nhiên, nếu bạn đã thiết lập tài khoản POP3, nó sẽ sử dụng tệp dữ liệu Outlook (.PST). Việc xóa tài khoản hoặc Hồ sơ sẽ không tự động xóa tệp .PST khỏi ổ cứng. Bạn cần phải tìm thủ công tệp này và xóa nó nếu muốn loại bỏ hoàn toàn dấu vết dữ liệu.
Phương Pháp 3: Đăng Xuất Tài Khoản Microsoft Khỏi Hệ Điều Hành
Nếu mục đích của bạn là đảm bảo rằng không ai khác có thể truy cập bất kỳ dịch vụ Microsoft nào, bao gồm Outlook, OneDrive, và Office 365, bạn nên đăng xuất tài khoản Microsoft khỏi chính Windows. Thao tác này hiệu quả hơn cách đăng xuất outlook trên máy tính đơn thuần.
Trên Windows 10/11
Vào Settings (Cài đặt). Chọn Accounts (Tài khoản).
Nếu tài khoản email của bạn đang được sử dụng làm tài khoản chính của Windows (Microsoft Account), bạn sẽ thấy tùy chọn chuyển đổi sang tài khoản cục bộ (Local Account). Chọn Sign in with a local account instead (Đăng nhập bằng tài khoản cục bộ thay thế).
Thực hiện theo các hướng dẫn trên màn hình để thiết lập một tài khoản cục bộ mới. Khi bạn chuyển sang tài khoản cục bộ, tài khoản Microsoft chính của bạn sẽ bị đăng xuất khỏi hệ thống, đồng thời các ứng dụng Office (bao gồm Outlook) sẽ không còn được cấp phép và yêu cầu đăng nhập lại.
Đăng Xuất Tài Khoản Office 365/Microsoft 365
Nếu bạn chỉ muốn đăng xuất khỏi bộ Office, không cần ảnh hưởng đến tài khoản Windows:
Mở bất kỳ ứng dụng Office nào (ví dụ: Word, Excel, hoặc Outlook). Nhấp vào File. Chọn Account (Tài khoản) hoặc Office Account (Tài khoản Office).
Dưới phần User Information (Thông tin Người dùng), bạn sẽ thấy tên tài khoản của mình. Nhấn vào Sign Out (Đăng xuất). Thao tác này sẽ gỡ bỏ quyền truy cập Office khỏi thiết bị đó, buộc người dùng phải đăng nhập lại để sử dụng các tính năng nâng cao.
Phương Pháp 4: Đăng Xuất Outlook Trên Nền Tảng Web
Mặc dù trọng tâm là cách đăng xuất outlook trên máy tính (ứng dụng desktop), việc đăng xuất khỏi phiên bản web là rất quan trọng để bảo mật dữ liệu.
Truy cập vào trang web Outlook.com. Nhìn vào góc trên bên phải của cửa sổ trình duyệt.
Nhấp vào ảnh hồ sơ (Profile Picture) hoặc biểu tượng hình đại diện của bạn.
Trong menu thả xuống xuất hiện, chọn tùy chọn Sign out (Đăng xuất). Thao tác này sẽ ngay lập tức kết thúc phiên làm việc của bạn trên trình duyệt hiện tại.
Nếu bạn đang sử dụng máy tính công cộng hoặc thiết bị chia sẻ, hãy đảm bảo xóa lịch sử trình duyệt và bộ nhớ cache sau khi đăng xuất để loại bỏ cookie và phiên làm việc đã lưu.
Khắc Phục Sự Cố Và Câu Hỏi Thường Gặp Khi Đăng Xuất Outlook
Đôi khi, việc đăng xuất không diễn ra suôn sẻ. Có một số nguyên nhân kỹ thuật và giải pháp bạn cần biết.
Tại Sao Lại Có Thông Báo Lỗi Khi Gỡ Bỏ Tài Khoản?
Nếu Outlook đang đồng bộ hóa lượng lớn dữ liệu hoặc có một tệp dữ liệu (.OST/.PST) bị khóa do lỗi, nó có thể từ chối gỡ bỏ tài khoản.
Giải pháp: Đảm bảo đóng hoàn toàn Outlook và tất cả các chương trình liên quan. Khởi động lại máy tính. Nếu vấn đề vẫn tiếp diễn, bạn có thể cần phải chạy công cụ sửa chữa tệp dữ liệu của Microsoft (Scanpst.exe) trước khi thử gỡ bỏ lại.
Điều Gì Xảy Ra Với Tệp Dữ Liệu Cá Nhân (PST)?
Tài khoản POP3 sử dụng tệp .PST để lưu trữ dữ liệu cục bộ. Khi bạn gỡ bỏ tài khoản POP3, Outlook thường sẽ hỏi bạn có muốn giữ tệp .PST đó hay không.
Nếu bạn chọn giữ lại, bạn có thể truy cập dữ liệu cũ sau này thông qua tính năng “Open Outlook Data File” trong tab File. Nếu bạn chọn xóa tệp .PST, dữ liệu cục bộ sẽ mất vĩnh viễn, mặc dù dữ liệu trên máy chủ (nếu có) vẫn còn.
Có Thể Tạm Thời Vô Hiệu Hóa Tài Khoản Không?
Outlook không có tùy chọn “vô hiệu hóa” tạm thời một tài khoản như cách một số ứng dụng khác. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi cài đặt gửi/nhận (Send/Receive Settings) để ngăn tài khoản đó đồng bộ hóa thủ công:
Vào tab Send/Receive (Gửi/Nhận). Chọn Send/Receive Groups (Nhóm Gửi/Nhận). Chọn Define Send/Receive Groups (Xác định Nhóm Gửi/Nhận).
Trong hộp thoại này, bạn có thể chỉnh sửa nhóm mặc định và bỏ chọn tùy chọn “Include this account in this group” (Bao gồm tài khoản này trong nhóm này) cho tài khoản bạn muốn tạm dừng. Điều này sẽ ngăn Outlook tự động kiểm tra email mới cho tài khoản đó.
Quản Lý Mật Khẩu Đã Lưu Trong Windows Credentials
Trong môi trường máy tính dùng chung, ngay cả khi bạn đã gỡ bỏ tài khoản khỏi Outlook, mật khẩu có thể vẫn được lưu trong Windows Credential Manager. Đây là một lớp bảo mật bổ sung cần được kiểm tra.
Mở Control Panel (Bảng điều khiển). Tìm và chọn Credential Manager (Trình quản lý thông tin xác thực).
Chọn Windows Credentials (Thông tin xác thực Windows). Duyệt qua danh sách, tìm bất kỳ mục nào có liên quan đến Microsoft Office hoặc Outlook (ví dụ: MicrosoftOffice16_Data:live:cid=...).
Nhấp vào mục đó và chọn Remove (Gỡ bỏ) hoặc Delete (Xóa) để đảm bảo không có thông tin đăng nhập nào được lưu lại tự động.
Tối Ưu Hóa Bảo Mật Sau Khi Đăng Xuất
Sau khi hoàn thành cách đăng xuất outlook trên máy tính bằng việc gỡ bỏ tài khoản, bạn cần thực hiện các bước bổ sung để tối ưu hóa bảo mật.
Xác Minh Việc Gỡ Bỏ Dữ Liệu
Đối với tài khoản Exchange hoặc IMAP, kiểm tra kích thước tệp .OST (Outlook Storage Table) của bạn. Thường các tệp này nằm trong thư mục C:Users<Tên Người Dùng>AppDataLocalMicrosoftOutlook. Sau khi gỡ bỏ tài khoản, tệp .OST liên quan sẽ bị xóa hoặc chuyển thành tệp không hoạt động. Đảm bảo dung lượng ổ đĩa đã được giải phóng (nếu đó là tệp lớn).
Khởi Động Lại Hệ Thống
Sau khi thực hiện các thay đổi cấu hình sâu như gỡ bỏ tài khoản hoặc xóa Profile, việc khởi động lại máy tính giúp đảm bảo rằng tất cả các tiến trình Outlook và dịch vụ nền đã được đóng và áp dụng các thay đổi mới một cách triệt để.
Thiết Lập Xác Thực Hai Yếu Tố (2FA)
Để tăng cường bảo mật cấp độ tài khoản, ngay cả khi tài khoản đã bị gỡ khỏi máy tính cục bộ, hãy đảm bảo rằng bạn đã kích hoạt Xác thực Hai Yếu tố (2FA) cho tài khoản Microsoft hoặc tài khoản email liên quan. Điều này ngăn chặn truy cập trái phép ngay cả khi mật khẩu bị lộ.
Việc thực hiện cách đăng xuất outlook trên máy tính là một bước thiết yếu trong quản lý bảo mật và chuyển đổi tài khoản. Quy trình đăng xuất chính xác bao gồm việc gỡ bỏ cấu hình tài khoản email khỏi ứng dụng Outlook client thông qua menu File > Account Settings hoặc xóa toàn bộ Hồ sơ Outlook nếu cần thiết. Bằng cách làm theo hướng dẫn chi tiết này, bạn có thể đảm bảo rằng dữ liệu nhạy cảm của mình không còn được lưu trữ hay đồng bộ hóa trên thiết bị hiện tại, duy trì tính bảo mật cao nhất cho thông tin cá nhân.
Ngày Cập Nhật 30/11/2025 by Trong Hoang
Chào các bạn, mình là Trọng Hoàng, tác giả của blog maytinhvn.net. Mình là một full-stack developer kiêm writer, blogger, Youtuber và đủ thứ công nghệ khác nữa.
