Việc nắm rõ cách xem lịch sử in trên máy tính là kỹ năng thiết yếu đối với cả người dùng phổ thông và kỹ thuật viên. Hàng đợi in thông thường chỉ lưu trữ các lệnh in gần đây chưa hoàn thành. Để có bản ghi đầy đủ, bạn cần kích hoạt tính năng ghi nhật ký hệ thống thông qua Event Viewer. Điều này giúp theo dõi lịch sử in chi tiết, phục vụ cho mục đích quản lý và kiểm soát. Chúng tôi sẽ hướng dẫn các phương pháp toàn diện nhất, bao gồm cả hệ điều hành Windows và macOS.
Tầm Quan Trọng Của Việc Kiểm Tra Lịch Sử In
Việc truy vấn lại lịch sử in không chỉ là một thao tác kỹ thuật đơn thuần. Nó còn là công cụ quan trọng trong quản lý tài nguyên và chẩn đoán sự cố. Hiểu rõ các lệnh in đã được thực hiện giúp bạn đưa ra các quyết định sáng suốt hơn.
Lợi Ích Cho Kỹ Thuật Viên
Kỹ thuật viên cần xem lịch sử in để chẩn đoán các lỗi hệ thống phức tạp. Khi máy in gặp sự cố, nhật ký in là bằng chứng xác thực. Nó cho biết lệnh in nào đã gửi đi thành công hay thất bại. Thông tin này giúp cô lập vấn đề, phân biệt giữa lỗi phần cứng và lỗi phần mềm.
Lịch sử in cũng hỗ trợ trong việc theo dõi hiệu suất của máy in. Nếu một lệnh in lớn làm nghẽn hệ thống, nhật ký sẽ ghi lại chi tiết. Việc này giúp kỹ thuật viên tối ưu hóa quy trình in ấn cho người dùng. Đây là bước đầu tiên để đảm bảo hệ thống vận hành trơn tru.
Kiểm Soát Chi Phí Và Bảo Mật
Việc giám sát lịch sử in giúp các doanh nghiệp kiểm soát chi phí văn phòng. Bằng cách xem ai đã in gì và in bao nhiêu, họ có thể quản lý việc sử dụng giấy và mực. Đây là một biện pháp hữu hiệu để tiết kiệm ngân sách.
Từ góc độ bảo mật, nhật ký in là bằng chứng không thể thiếu. Nó ghi lại việc in các tài liệu nhạy cảm. Nếu xảy ra rò rỉ thông tin, lịch sử in là một trong những nơi đầu tiên cần kiểm tra. Quản trị viên cần đảm bảo rằng chỉ những người được ủy quyền mới có thể truy cập nhật ký này.
Phương Pháp 1: Xem Lịch Sử In Dài Hạn Qua Event Viewer (Windows)
Để có một bản ghi đầy đủ về các lệnh in đã hoàn thành, bạn cần kích hoạt tính năng ghi nhật ký nâng cao. Tính năng này không được bật mặc định trên các hệ điều hành Windows. Đây là cách xem lịch sử in trên máy tính thông qua công cụ quản lý sự kiện của Windows.
Kích Hoạt Nhật Ký Operational
Event Viewer là nơi lưu trữ tất cả nhật ký sự kiện hệ thống. Nhật ký in được lưu trữ trong thư mục PrintService. Tuy nhiên, nhật ký này cần được kích hoạt thủ công.
Nhấn tổ hợp phím Windows + R để mở hộp thoại Run. Nhập eventvwr.msc vào trường bên cạnh Open. Sau đó, nhấn Enter hoặc nhấp OK để khởi động Event Viewer. Công cụ này là trái tim của việc ghi lại các hoạt động hệ thống.
Trong cửa sổ Event Viewer, hãy điều hướng theo cấu trúc sau. Chọn “Nhật ký ứng dụng và dịch vụ” (Application and Services Logs). Mở rộng thư mục “Microsoft”, rồi đến “Windows”. Tiếp tục mở thư mục “PrintService”.
Bên dưới thư mục PrintService, bạn sẽ thấy hai mục: “Admin” và “Operational”. Nhấp chuột phải vào “Operational”. Sau đó, chọn “Enable Log” (Kích hoạt Nhật ký). Lệnh này cho phép hệ thống bắt đầu ghi lại tất cả các lệnh in trong tương lai.
Quan trọng là tính năng này chỉ ghi lại các lệnh in sau khi nó được kích hoạt. Các lệnh in trong quá khứ sẽ không được lưu lại theo cách này. Để có bản ghi lâu dài, bạn cần tăng kích thước tối đa của nhật ký. Nhấp chuột phải vào Operational, chọn Properties, và điều chỉnh kích thước nhật ký.
Cách Truy Vấn Và Lọc Dữ Liệu
Sau khi kích hoạt, nhật ký Operational sẽ lưu trữ mọi sự kiện liên quan đến in ấn. Để xem các lệnh in đã hoàn thành, bạn cần lọc dữ liệu. Mở lại nhật ký Operational trong PrintService.
Nhấp vào “Filter Current Log” (Lọc Nhật ký Hiện tại) ở khung bên phải. Trong hộp thoại lọc, tìm đến trường “Event IDs”. Nhập mã ID 307 vào trường này để chỉ xem các sự kiện lệnh in thành công.
Sự kiện ID 307 cho biết một tài liệu đã được in thành công. Mỗi mục nhập sẽ cung cấp chi tiết quan trọng. Các thông tin bao gồm tên tài liệu, tên người dùng, máy in đã sử dụng và thời gian in. Việc lọc này giúp bạn nhanh chóng tìm thấy thông tin mình cần.
Bạn cũng có thể xuất nhật ký ra một tệp tin khác. Nhấp chuột phải vào nhật ký và chọn “Save Filtered Log File As…”. Định dạng .evtx cho phép bạn mở lại nhật ký này trên bất kỳ máy tính Windows nào khác. Điều này rất hữu ích cho mục đích lưu trữ hoặc báo cáo.
Giới Hạn Của Event Viewer
Mặc dù Event Viewer cung cấp bản ghi đầy đủ, nó có một số giới hạn cần lưu ý. Dữ liệu này được lưu trữ cục bộ trên từng máy tính. Nếu người dùng in qua nhiều máy, bạn cần kiểm tra trên từng thiết bị.
Thứ hai, nhật ký sẽ bị xóa khi đạt đến kích thước tối đa đã đặt. Nếu không tăng kích thước tệp log, các sự kiện cũ sẽ bị ghi đè. Kỹ thuật viên cần thường xuyên theo dõi và sao lưu nhật ký.
Event Viewer không hiển thị nội dung thực của tài liệu đã in. Nó chỉ ghi lại metadata (siêu dữ liệu) của lệnh in. Đây là một yếu tố bảo mật quan trọng, nhưng cũng là một giới hạn. Người quản lý cần lưu ý điều này khi tìm kiếm thông tin chi tiết.
Phương Pháp 2: Kiểm Tra Hàng Đợi In Hiện Tại Và Gần Đây (Mọi phiên bản Windows)
Phương pháp này đơn giản hơn, nhưng nó chỉ cho phép bạn xem các lệnh in đang chờ xử lý hoặc vừa hoàn thành. Hệ thống in Windows lưu trữ tạm thời các lệnh in trong hàng đợi.
Truy Cập Nhanh Qua Devices and Printers
Nhấn phím Windows để mở Windows Start. Gõ “device and printers” và chọn “Devices and Printers” từ kết quả tìm kiếm. Trên Windows 8.1 trở lên, bạn có thể phải qua phần “Cài đặt” trước.
Trong cửa sổ Thiết bị và Máy in, nhấp chuột phải vào máy in bạn muốn kiểm tra. Sau đó, chọn “See What’s Printing” (Xem những gì đang được in). Thao tác này sẽ mở cửa sổ hàng đợi in riêng biệt cho máy in đó.
Cửa sổ hàng đợi in hiển thị danh sách các lệnh in. Danh sách này chứa các công việc đang được xếp hàng đợi để in. Nó cũng có thể hiển thị các công việc vừa hoàn thành trong một thời gian ngắn.
Phân Biệt Trạng Thái Lệnh In
Trong hàng đợi, mỗi lệnh in có một trạng thái cụ thể. “Printing” (Đang in) nghĩa là lệnh đang được xử lý. “Queued” (Đang xếp hàng) nghĩa là nó chờ đến lượt. “Error” (Lỗi) chỉ ra lệnh in đã thất bại.
Các lệnh in đã in xong sẽ biến mất khỏi danh sách. Đôi khi chúng vẫn còn lại đó một thời gian ngắn. Tuy nhiên, bạn không thể dựa vào phương pháp này để có một bản ghi lịch sử in dài hạn.
Bạn có thể tương tác với các lệnh in trong cửa sổ này. Nhấp chuột phải vào một lệnh để tạm dừng, tiếp tục hoặc hủy. Điều này hữu ích khi bạn muốn quản lý ngay lập tức các công việc in. Kỹ thuật viên thường dùng cách này để xóa các lệnh in bị kẹt.
Xem Lịch Sử In Trên Hệ Điều Hành macOS
Hệ điều hành macOS cũng có cơ chế ghi lại lịch sử in. Tuy nhiên, cách truy cập khác biệt so với Windows. macOS sử dụng Common Unix Printing System (CUPS) để quản lý việc in ấn.
Sử Dụng Trình Quản Lý Hàng Đợi CUPS
CUPS là một thành phần cốt lõi trong hệ thống in ấn của macOS. Bạn có thể truy cập giao diện quản trị CUPS thông qua trình duyệt web. Đây là phương pháp phổ biến nhất để xem lịch sử in trên Mac.
Mở trình duyệt web và nhập địa chỉ http://localhost:631/. Nếu đây là lần đầu bạn truy cập, bạn có thể cần kích hoạt giao diện web CUPS. Mở Terminal và gõ lệnh cupsctl WebInterface=yes.
Trong giao diện web CUPS, tìm đến mục “Jobs” (Công việc). Sau đó, chọn “Show Completed Jobs” (Hiển thị Công việc đã Hoàn thành). Danh sách này sẽ cung cấp lịch sử các lệnh in. Thông tin bao gồm tên người dùng, tên máy in và thời gian hoàn thành.
Lịch sử này cũng bị giới hạn về thời gian lưu trữ. Để lưu trữ lâu hơn, bạn có thể cần sao lưu các tệp nhật ký CUPS. Vị trí tệp thường là trong thư mục /var/log/cups/.
Lịch Sử In Qua System Settings
Đối với các lệnh in gần đây, bạn có thể xem qua System Settings (Cài đặt Hệ thống). Nhấp vào biểu tượng máy in trên Dock khi một lệnh in đang hoạt động. Hoặc bạn có thể truy cập qua Cài đặt Hệ thống.
Vào “System Settings,” tìm đến mục “Printers & Scanners” (Máy in & Máy quét). Chọn máy in cụ thể và nhấp vào “Printer Queue…” (Hàng đợi Máy in…). Cửa sổ này hiển thị các lệnh in đang chờ.
Trong cửa sổ hàng đợi, các lệnh in đã hoàn thành sẽ nhanh chóng bị xóa. Phương pháp này chỉ hữu ích để xem trạng thái hiện tại. Nó không dùng để truy vấn lịch sử in đã lâu.
Giải Pháp Nâng Cao: Quản Lý Lịch Sử In Qua Máy Chủ In (Print Server)
Trong môi trường doanh nghiệp, việc in ấn thường được quản lý tập trung. Một máy chủ in (Print Server) chịu trách nhiệm nhận và phân phối các lệnh in. Đây là giải pháp tối ưu cho việc theo dõi cách xem lịch sử in trên máy tính toàn công ty.
Thiết Lập Policy Trên Windows Server
Máy chủ in chạy Windows Server có khả năng ghi nhật ký toàn bộ các giao dịch in. Để kích hoạt tính năng này, quản trị viên cần thiết lập Group Policy. Chính sách này buộc tất cả máy khách phải gửi lệnh in qua máy chủ.
Trong Group Policy Management Console (GPMC), tìm đến các thiết lập in ấn. Kích hoạt chính sách ghi lại các lệnh in thành công. Nhật ký này được lưu trữ trong Event Viewer của máy chủ.
Ưu điểm lớn nhất là tính tập trung của nhật ký. Thay vì kiểm tra từng máy trạm, quản trị viên chỉ cần kiểm tra máy chủ. Dữ liệu lịch sử in trên máy chủ có thể được lưu trữ vĩnh viễn. Nó phục vụ cho mục đích kiểm toán và tuân thủ quy định.
Lợi Ích Của Việc Tập Trung Lịch Sử In
Việc quản lý lịch sử in tập trung giúp cải thiện tính bảo mật. Quản trị viên có thể theo dõi bất kỳ hoạt động in bất thường nào. Họ có thể phát hiện việc in tài liệu nhạy cảm trái phép.
Hệ thống tập trung cũng cho phép sử dụng các công cụ bên thứ ba. Các phần mềm quản lý in chuyên dụng có thể phân tích nhật ký. Chúng tạo ra các báo cáo chi tiết về xu hướng in ấn và chi phí. Điều này vượt xa khả năng của Event Viewer thông thường.
Đối với kỹ thuật viên, việc khắc phục sự cố trở nên dễ dàng hơn. Nếu một lệnh in bị lỗi, thông tin lỗi sẽ được ghi lại trên máy chủ. Điều này cung cấp cái nhìn tổng quan nhanh chóng và chính xác.
Khắc Phục Sự Cố Thường Gặp Khi Xem Lịch Sử In
Khi cố gắng truy cập lịch sử in, người dùng và kỹ thuật viên có thể gặp một số vấn đề. Việc hiểu rõ những trục trặc này giúp giải quyết vấn đề nhanh chóng. Đây là cách tiếp cận chuyên nghiệp để xử lý các lỗi thường gặp.
Lỗi Nhật Ký Bị Vô Hiệu Hóa
Vấn đề phổ biến nhất là nhật ký Operational bị vô hiệu hóa. Như đã đề cập, nó không được kích hoạt mặc định trên Windows. Nếu bạn không thấy bất kỳ sự kiện nào, hãy kiểm tra lại.
Truy cập lại Event Viewer, theo đường dẫn đến thư mục PrintService. Nhấp chuột phải vào “Operational” và đảm bảo rằng “Enable Log” đã được chọn. Nếu tùy chọn là “Disable Log”, nghĩa là nó đang hoạt động.
Nếu nhật ký được kích hoạt nhưng vẫn không có dữ liệu, hãy kiểm tra quyền truy cập. Đảm bảo rằng bạn có quyền quản trị để xem và thay đổi các tệp nhật ký.
Vấn Đề Thiếu File Log (Log File Size)
Vấn đề thứ hai là nhật ký bị ghi đè do kích thước tệp quá nhỏ. Nếu bạn chỉ thấy lịch sử in gần đây, hãy tăng kích thước nhật ký.
Nhấp chuột phải vào nhật ký “Operational” và chọn “Properties”. Tăng giá trị của “Maximum log size” lên một con số lớn hơn. Ví dụ, từ 20MB lên 100MB hoặc hơn. Chọn tùy chọn “Overwrite events as needed” (Ghi đè sự kiện khi cần). Điều này sẽ đảm bảo bạn lưu giữ được nhiều lệnh in hơn.
Nếu bạn cần lưu trữ vĩnh viễn, hãy sao lưu các tệp .evtx định kỳ. Việc này giúp giải phóng dung lượng nhật ký hiện tại. Đồng thời, nó vẫn giữ được bản ghi lịch sử in đầy đủ.
Tóm lại, việc biết cách xem lịch sử in trên máy tính là vô cùng quan trọng đối với kỹ thuật viên và quản trị viên. Mặc dù hàng đợi in chỉ cung cấp cái nhìn thoáng qua, việc kích hoạt nhật ký Operational trong Event Viewer của Windows mang lại bản ghi lâu dài. Đối với môi trường doanh nghiệp, giải pháp máy chủ in tập trung là cách hiệu quả nhất để kiểm soát và truy vấn toàn bộ lịch sử in. Hãy áp dụng các bước hướng dẫn chi tiết này để duy trì sự kiểm soát hoàn toàn đối với hoạt động in ấn.
Ngày Cập Nhật 21/12/2025 by Trong Hoang
Chào các bạn, mình là Trọng Hoàng, tác giả của blog maytinhvn.net. Mình là một full-stack developer kiêm writer, blogger, Youtuber và đủ thứ công nghệ khác nữa.
